Wir merken alle gerade hautnah: Digitalisierung kann Leben retten. In Zeiten eines Lockdowns, wie wir ihn derzeit in vielen Ländern Europas erleben, brauchen wir digitale Prozesse um das Funktionieren des Staates aufrecht zu erhalten.

Deshalb ist es wichtig, dass wir uns über Ländergrenzen hinweg austauschen können, wie wir die Digitalisierung in Europa am besten vorantreiben. Ein funktionierender digitaler Staat ist in der EU nicht nur Aufgabe eines jeden Mitglieds, sondern muss zum Anliegen der gesamten Gemeinschaft werden. Deshalb ist Digitalisierung auch ein Schwerpunkt der deutschen EU-Ratspräsidentschaft und des Bundesinnenministeriums, in dessen Kontext die DigiLabs-Konferenz steht.

Das mag vielleicht überraschen. Auf den ersten Blick scheinen föderale Strukturen, wie sie die Verwaltungsabläufe in Deutschland und einigen anderen EU-Mitgliedsstaaten prägen, eher Hindernis als Segen auf dem Weg zum digitalen Staat zu sein. Nicht zu Unrecht heißt ein beliebtes deutsches Sprichwort: "Zu viele Köche verderben den Brei". Föderalismus steht häufig für ein Wirwarr an Zuständigkeiten und Hierarchien und ist selten Synonym für schnellen Wandel. Und natürlich dauern Prozesse in großen föderalen Systemen mitunter länger als in kleinen zentralen Staaten. Allein in Deutschland wollen 16 Bundesländer und gut 11.000 Kommunen mit weitreichenden Entscheidungskompetenzen bei der Digitalisierung der Verwaltung mitreden. Bei 575 Verwaltungsleistungen, die wir in Deutschland bis 2022 digital anbieten wollen, ein ziemlich komplexes Unterfangen.

Wir haben aber in Deutschland einen Weg gefunden, wie wir digitale Innovationen mit dem föderalen System "verheiraten" können. Und dabei sogar anwenderfreundliche Lösungen schaffen.

Ich möchte das an drei Beispielen deutlich machen: dem Tandem, dem Labor und dem Koordinator.

1. Mit dem Tandem nehmen wir Fahrt auf

Die Digitalisierung der deutschen Verwaltung ist eine gemeinsame Aufgabe und zum größten Teil ist es eine föderale. Über 460 der 575 Verwaltungsleistungen liegen in der Zuständigkeit der Bundesländer. Damit es hier keinen Wildwuchs an Online-Verfahren gibt, setzen wir auf strategische Partnerschaften zwischen Bund und Ländern, sogenannte "Digitalisierungs-Tandems".

Zunächst haben wir die Leistungen in 14 Themenfelder zusammengefasst. Dies erlaubt es uns ähnliche Leistungen zu bündeln, auch wenn sie in der Zuständigkeit verschiedener Behörden liegen, also z.B. alle Leistungen mit Bezug zu Bildung, Arbeit oder Gesundheit. Pro Themenfeld übernimmt dann ein "Tandem" aus einem Fachressort der Bundesregierung und einem (oder auch mehreren) Bundesländern die Entwicklung des digitalen Verfahrens.

Dieses wird dann zunächst in einem Bundesland "pilotiert", also probeweise eingeführt, im laufenden Betrieb verbessert und danach den anderen Ländern zur Nachnutzung verfügbar gemacht. Prototyping wie bei einem Start-up!

Die Idee dahinter: Jedes Verfahren wird in dieser Arbeitsweise nur einmal digitalisiert. Man spart Kosten und bürokratische Doppelstrukturen und schafft im besten Fall ein einheitliches digitales Nutzererlebnis in einem föderalen System.

2. In Digitalisierungslaboren entwickeln die Bürger mit

Die frühe Beteiligung von Bürgerinnen und Bürgern bei der Entwicklung digitaler eGovernment-Angebote ist entscheidend für deren spätere Akzeptanz . Nur so können wirklich nutzerfreundliche Lösungen entstehen.

Wir setzen in Deutschland auf Digitalisierungslabore, um den Bedarf der vielfältigen und manchmal auch divergierender Stakeholder zu berücksichtigen. Hier kommen Anwenderinnen und Anwender, IT-Fachkräfte, aber auch Verwaltungsangestellte und Fachjuristen in einem Ort zusammen und nehmen sich wirklich Zeit, das Verfahren neu zu denken.

Das Besondere: Die Digitallabore finden an verschiedenen Orten statt. Die Teilnehmenden kommen aus verschiedenen Bundesländern.

Zunächst wird im Labor der Ist-Zustand der jeweiligen Verwaltungsleistungen analysiert. Dabei werden existierende Anträge und Formulare geprüft. In Interviews und Nutzertests zeigen sich dabei die Hürden und Verbesserungsmöglichkeiten. Anhand dieser Ergebnisse wird in den Workshops ein Soll-Prozess entwickelt.

Am Ende eines mehrtägigen Prozesses entsteht die Grundlage für die Implementierung der digitalen Leistungen durch Länder und Kommunen: ein Konzeptpaket mit einem Klick-Prototyp, an dem sich die technische Entwicklung orientiert. Und ein Umsetzungsplan mit konkreten Empfehlungen und Verbesserungsvorschlägen für die erste Implementierung der digitalen Leistung in einem Bundesland sowie für die bundesweite Nachnutzung.

Die Palette der Digitalisierungslabore reicht von Sozial- und Familienleistungen mit mehreren hunderttausend Nutzerinnen und Nutzern wie Kindergeld, Elterngeld oder Arbeitslosengeld II bis hin zu komplexen Leistungen für Unternehmen wie die Beantragung einer Baugenehmigung. Die Betroffenen sind bei jedem Entwicklungsschritt beteiligt. Wir haben bisher in Deutschland über 40 Digitalisierungslabore umgesetzt, zu Corona-Zeiten setzen wir auch die Labore vollständig digital um.

3. Viele Köche kredenzen ein gemeinsames Menü!

Das Konzept ist simpel und überzeugend. Wir nennen es auch das "Einer für alle"-Prinzip. Jeder kocht an einer Stelle mit und alle kommen in den Genuss der gesamten Auswahl an digitalen Angeboten. Ein bewusst arbeitsteiliges Vorgehen, wo jeder seine Stärken einbringen kann!

Aber in einem föderalen System gibt es naturgemäß divergierende politische Interessen. Nicht alle Akteure haben die Geduld, auf die Lösung aus einem anderem Land zu warten. Oder sie wollen bei der Entwicklung einer digitalen Lösung auch regionale Besonderheiten berücksichtigt wissen. Für das Gelingen dieses Prozesses braucht es Vertrauen, viel Abstimmung und einen guten Moderator. Die Rolle eines zentralen Koordinators, der den Prozess am Laufen hält und regelmäßig und auch beharrlich auf Fortschritte dräng, ist elementar im Zusammenspiel vieler selbstbewusster und selbstständiger Akteure.

Wir haben daher von Anfang an, die Koordination an entscheidenden Schlüsselstellen eingeplant. So hat jedes Bundesland einen zentralen OZG-Koordinator. Auch in der Bundesregierung hat jedes Ressort eine OZG-Ansprechperson. Und übergeordnet gibt es ein Ressort, das Bundesministerium des Innern, für Bau und Heimat, welches die Gesamtverantwortung trägt und das "Große und Ganze" im Blick behält. Das erfordert gezieltes Netzwerken, geschicktes Verhandeln und so manche nächtlichen Telefonate.

Und das gehört auch zum Selbstverständnis meiner Arbeit als IT-Beauftragter der Bundesregierung: Brückenbauer, Ermöglicher und Treiber einer flächendeckenden digitalen Verwaltung im größten föderalen Staat der EU.

Gerade in der Corona-Pandemie hat sich dieser Ansatz bewährt. Innerhalb weniger Wochen konnten wir krisenrelevante Unterstützungsleistungen für Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen digital anbieten, und zwar flächendeckend in (fast) allen Bundesländern.

Europa lebt von "bottom-up"

Ich glaube, dass unser föderale Ansatz bei der Digitalisierung ein mögliches Modell für Europa sein kann. Ähnlich wie Deutschland steht Europa vor der Herausforderung, bei der Digitalisierung unterschiedliche Interessen und verschiedene Ansätze in Einklang zu bringen.

Ein zentralistischer Ansatz, der fertige Lösungen von oben herab diktiert, kann hier nicht zum Erfolg führen. Im Gegenteil: Europa funktioniert "bottom-up" und nicht "top-down". Es lebt von der Teilhabe vor Ort. Diese Teilhabe ist essentiell für die Akzeptanz gesamteuropäischer Lösungen in der Bevölkerung und damit auch der Demokratie in Europa. Wir müssen auch in Europa bei der Digitalisierung einen Weg finden, bei dem sich alle Mitgliedsstaaten strukturiert und im gemeinsamen Interesse einbringen können.

Föderale Systeme können auch ein Vorteil bei der Digitalisierung sein. Wenn es gelingt aus der Vielfalt an Ideen, die besten Lösungen zu identifizieren. Nur so können wir nachhaltige Lösungen finden und Europa digital voranbringen!

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