In Hamburg können Gastronomen und Gewerbetreibende den Antrag für den Betrieb eines Straßencafés seit Ende September 2019 schnell und einfach online stellen. Dieser Service gehört zu den ersten Verwaltungsleistungen, die im Rahmen der OZG-Umsetzung digitalisiert wurden. Der Weg vom Themenfeld-Digitalisierungslabor bis zum regionalen Online-Dienst war dabei nicht einfach. Aber weil alle Beteiligten der unterschiedlichsten Verwaltungen vom Bezirksamt bis zur Senatskanzlei konstruktiv und fokussiert zusammenarbeiteten, gelang die Umsetzung innerhalb nur weniger Monate.

Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Der im Service-Portal Hamburg zu findende Online-Dienst ermöglicht eine einheitliche und schnelle Bearbeitung in allen Bezirksämtern der Hansestadt. Der Antrag kann ohne Registrierung erfolgen und bietet einen geleiteten, transparenten Vorgang für die Antragssteller.

Auftakt: Das Themenfeld-Digitalisierungslabor

Den Auftakt für das Projekt bildete das Digitalisierungslabor zur OZG-Leistung "Sondernutzung von Straßen" im Frühjahr 2019, das zum Themenfeld "Unternehmensführung und -entwicklung" gehört. Mitgewirkt haben neben der Freien und Hansestadt Hamburg die Gemeinde Hohe Börde, die Stadt Mannheim sowie die Landeshauptstadt Düsseldorf. Der Fokus des Themenfeld-Digitalisierungslabors lag auf einem möglichst großen Spektrum der Sondernutzung von Straßen, konkret erarbeitet wurde das Beispiel der Containeraufstellung. Als Laborergebnis entstand ein Konzeptpaket mit Klick-Dummy und Prozessübersicht, welches als Basis für die Umsetzung in Hamburg dienen sollte.

Der Bereich von Anträgen mit Baumaßnahmenrelevanz war aber in Hamburg aufgrund der Abgrenzung zu einem bereits bestehenden Projekt nicht kurzfristig umsetzbar. Deshalb einigten sich die Beteiligten OZG-Umsetzer in Hamburg darauf, einen anderen Teilaspekt der Sondernutzung zu digitalisieren: die Beantragung von Außengastronomie.

Online-Anwendung Außengastronomie beantragen (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: Serviceportal Hamburg Beispiel der Online-Anwendung "Antrag auf Außengatsronomie"

Umsetzung: In drei Workshops zum Prototypen

In der Hansestadt benötigen Gastronomen oder Gewerbetreibende eine Genehmigung, wenn sie Sitzmöglichkeiten auf öffentlichen Flächen anbieten wollen. Diese Verwaltungsleistung weist hohe Fallzahlen auf, das Interesse an einer digitalen Lösung war also groß. Das Problem: Die im Rahmen der OZG-Digitalisierungslabore festgehaltenen Vorarbeiten zum Thema „Sondernutzung“ konnten nur teilweise übernommen werden. Es galt also, Nutzbares von nicht Nutzbarem zu unterscheiden.

In insgesamt drei Workshops wurde dieser Service für eine Anwendung in Hamburg ausgearbeitet und optimiert. Das Amt für IT und Digitalisierung der Senatskanzlei arbeitete dabei eng mit dem federführenden Bezirksamt Hamburg Mitte und weiteren Stakeholdern – dem Fachamt "IT-Angelegenheiten der Bezirksverwaltung" sowie der Wirtschaftsbehörde – zusammen.

Ergebnis des ersten Workshops war ein Klick-Dummy zur "Beantragung von Außengastronomie", der im zweiten Workshop diskutiert und weiter optimiert wurde. Im dritten und letzten Workshop erfolgte eine Abstimmung mit allen sieben Hamburger Bezirken, die letzte Verbesserungsvorschläge einbrachten.

Fazit: Es war komplex und viel Arbeit - und es hat sich gelohnt

Danach begann die Implementierungsphase, in der der erarbeitete Prototyp des Online-Antrags technisch umgesetzt wurde. Das gelang innerhalb eines Monats, so dass die Leistung Ende September live gehen konnte. Da Gastronomen bereits im Winter Außenflächen für den Sommer beantragen, können nun Nutzerzahlen und Feedback gesammelt werden. Sie dienen dazu, den Online-Dienst weiter zu verbessern.

Fazit: Es war nicht einfach, sieben Bezirke, zwei Senatsämter und elf Fachbehörden in die Entscheidungen einzubinden, es erforderte einen hohen Aufwand und erhöhte die Komplexität der Entscheidungsphase. Dennoch ist es gelungen, ein einheitliches Verfahren zu entwickeln und Differenzen in der bisherigen Antragsbearbeitung aufzulösen. Insgesamt ist das Feedback der Beteiligten in Bezug auf den Digitalisierungsprozess sehr positiv und die gute Zusammenarbeit hat am Ende zu einem schnellen und produktiven Ergebnis geführt.