Die andauernde Corona-Pandemie macht deutlich, dass Verwaltungen in Zeiten der Krise zum Nadelöhr für eine funktionierende Gesellschaft und Wirtschaft werden. Eine neue Studie der Beratungsagentur Next:Public “Verwaltung in Krisenzeiten – Eine Bestandsaufnahme der Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Öffentlichen Dienst“ verdeutlicht nun: Den Verwaltungen auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene ist es während der ersten Phase der Corona-Pandemie zwar gelungen, arbeitsfähig zu bleiben, jedoch häufig Dank des hohen Einsatzes ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Fazit der Studie, so Carsten Köppl, Initiator und Projektleiter der Studie: “Die Verwaltungen haben sich in der Krise bewährt, das zeigt unsere Studie. Jedoch muss der öffentliche Dienst stärker digital befähigt werden – technisch, kulturell und in den digitalen Kompetenzen. Daher schlagen wir auch einen Digitalpakt Verwaltung in der Studie vor. Erst durch eine stärkere interne Digitalisierung wird es den Verwaltungen gelingen, mehr und zufriedenstellende digitale Bürger- und Unternehmensservices anzubieten.“

Rund die Hälfte der Verwaltungsmitarbeitenden war mehrheitlich im Homeoffice, rund ein Viertel musste jedoch weiterhin täglich vor Ort ihren Dienst versehen. In den Kommunen waren es sogar 42 Prozent der Beschäftigten, wie die neue Studie "Verwaltung in Krisenzeiten“ zeigt. Im Rahmen der Studie wurden 5.000 Verwaltungsmitarbeitende sowie 5.000 Bürgerinnen und Bürger zur Leistungsfähigkeit der Verwaltung während der ersten "Corona-Welle“ befragt.

Mitarbeitende sehen eigene Behörde nur geringfügig eingeschränkt

Während der Großteil der für die Studie befragten Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter die Leistungsfähigkeit der eigenen Behörde während der ersten Welle der Corona-Pandemie nur geringfügig eingeschränkt sah, stimmten dem nur 44 Prozent der Bürgerinnen und Bürger zu (voll funktionsfähig zwölf Prozent, eher funktionsfähig 32 Prozent). 27 Prozent gaben an, dass sie die Verwaltung als weniger und neun Prozent als gar nicht funktionsfähig wahrgenommen haben.

Fast die Hälfte der Verwaltungsmitarbeiterinnen und -mitarbeiter auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene sahen sich einer höheren oder sehr viel höheren Arbeitsbelastung ausgesetzt. Zusätzlich wurde jede/r Vierte Beschäftigte – auf kommunaler Ebene sogar jede/r Dritte – mit anderen Aufgaben betraut, zum Beispiel, um die Gesundheitsämter zu unterstützen.

Die Corona-Krise sorgt für hohe Dynamik beim Thema Homeoffice in der Verwaltung

Die Möglichkeit zum Homeoffice war vor der Corona-Pandemie für knapp die Hälfte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in den Verwaltungen ausgeschlossen, so ein Ergebnis der Studie. Während des ersten Lockdowns konnten auf Bundesebene 67 Prozent, auf Landesebene 55 Prozent und auf kommunaler Ebene immerhin noch 37 Prozent der Befragten hauptsächlich im Homeoffice arbeiten.

Screenshot: Infografik Umfrage Zukünftige Arbeit (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: Next:Public Screenshot: Infografik Umfrage Zukünftige Arbeit

Allerdings musste im Querschnitt der Ebenen jede/r Vierte täglich zum Arbeitsplatz pendeln.

Bei der Befragung gaben Mitarbeitende der Behörden an, auch nach Ende der Corona-Krise die Möglichkeit zum Homeoffice behalten zu wollen. Nur elf Prozent sahen keinen Bedarf für Homeoffice. Insgesamt bewerteten Mitarbeitende, die während des Lockdowns hauptsächlich im Homeoffice gearbeitet haben, die Umstände weniger einschränkend und belastend als Mitarbeitende, die größtenteils am Arbeitsplatz waren. Jedoch hatten über die Hälfte der Verwaltungsmitarbeitenden im Homeoffice mit technischen Schwierigkeiten zu kämpfen.

Trotz mangelnder technischer Ausstattung probieren Behörden verstärkt Innovationen aus

Die technische Ausstattung der Mitarbeitenden in den Behörden war während des ersten Lockdowns nur unzureichend. So hatte nur die Hälfte der Beschäftigten einen Dienst-Laptop zur Verfügung. Um arbeitsfähig zu bleiben und auch um z.B. an Videokonferenzen teilzunehmen, haben zwei Drittel auf private Technik zurückgegriffen. Ebenfalls zwei Drittel hatten bei der Erfüllung ihrer Arbeitsaufträge mit Server- und Netzproblemen zu kämpfen. Gleichzeitig jedoch wurden die Behörden während der Pandemie teilweise zu Experimentierräumen entwickelt: Technische Neuerungen wurden schneller eingeführt und die Innovationsoffenheit wurde von den Beschäftigten als größer wahrgenommen.

Digitale Verwaltungsservices wurden auch von Seiten der Bevölkerung stärker genutzt, konnten aber nicht überzeugen

In einer parallel durchgeführten Bürgerbefragung, gab ein Fünftel der Befragten an, dass sie während der ersten Phase der Pandemie stärker von den Onlinediensten der Verwaltung Gebrauch gemacht haben. Allerdings war knapp die Hälfte derer, die die digitalen Angebote der Verwaltung genutzt haben, nicht zufrieden.

Screenshot: Infografik Umfrage Kommunikationskanäle (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: Next:Public Screenshot: Infografik Umfrage Kommunikationskanäle

Die Bevölkerung wünscht sich im Rückblick von den Verwaltungen eine bessere Erreichbarkeit, ein umfangreicheres digitales Angebot und eine bessere Informationspolitik. Zukünftig wünschen sich die Bürgerinnen und Bürger stärker per E-Mail und mittels Kontaktformular / Onlinedienst mit der Verwaltung zu kommunizieren, allerdings bleibt der Termin vor Ort für knapp 40 Prozent der Befragten wichtig.

Die Studie basiert auf der bisher größten zum Thema durchgeführten Verwaltungsbefragung mit fast 5.000 ausgewerteten Fragebögen. An einer weiteren Onlineumfrage haben außerdem 5.000 Bürgerinnen und Bürger teilgenommen. Die hohe Anzahl der Teilnehmenden an beiden Befragungen liefert wertvolle Erkenntnisse, zu den Herausforderungen der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltungen in der andauernden COVID-19-Krise und zeigt wo es Optimierungspotenziale gibt, beispielsweise bei der internen Arbeitsorganisation und im Kontakt mit Bürgerinnen und Bürgern.