Wie kommen eigentlich Kreide an die Schultafel, Papier in polizeiliche Kopierer oder Möbel in die Bürgerämter? Der Einkauf in einem Supermarkt oder per Klick in einem Onlineshop sind der öffentlichen Verwaltung nicht ohne Weiteres möglich. Denn die Verwaltung muss ihre Produkte und Dienstleistungen über festgelegte Verfahren von Ausschreibungen, Vergaben und Rahmenverträgen beschaffen. Dazu nutzt die Verwaltung zum Teil eigene Online-Einkaufssysteme, die ganz ähnlich funktionieren wie die Onlineshops für Privatpersonen. Eine der zentralen Fragestellungen in diesem Prozess ist, wie Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen nach erfolgreicher Ausschreibung der öffentlichen Verwaltung über die Shopsysteme optimal anbieten, beraten und verkaufen können.

Öffentliche Beschaffung im Fokus

Diesem Thema hat sich das Digitalisierungslabor "Elektronischer Bestellprozess/ Lieferantencockpit" im Kontext des Themenfelds Unternehmensführung & -entwicklung gewidmet. Das vierte Digitalisierungslabor im Themenfeld – unter der Federführung der Freien und Hansestadt Hamburg und des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) – legte den Fokus auf die OZG-Leistung "Elektronischer Bestellprozess".

Die Freie Hansestadt Bremen, vertreten durch den Senator für Finanzen, trägt als mitarbeitendes Land im Themenfeld die fachliche Verantwortung für das Digitalisierungslabor. Unter der Mitwirkung des Beschaffungsamts des BMI, Immobilien Bremen, dem Landesbetrieb Information und Technik Nordrhein-Westfalen, Dataport und der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) kam das Digitalisierungslabor nun zu einem erfolgreichen Abschluss.

Quelle: BMI Auftakt des Digitalisierungslabors in Bremen

Zielstellung: ein verbessertes Lieferantencockpit

Für Unternehmen ist es von großer Bedeutung, dass die Einkaufssysteme der Verwaltung gut bedienbar sind, da sie hier ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren und Bestellungen empfangen und bearbeiten.

Albrecht Schulz, Projektleiter aus dem Referat 45 "Digitalisierung von Verwaltungsleistungen für Unternehmen" des Senators für Finanzen Bremen, führt hierzu aus: "Wir in Bremen arbeiten daher an dem sogenannten 'Lieferantencockpit'. Das müssen Sie sich so vorstellen: Die Unternehmen bedienen in unserer Zielvision vereinfacht gesagt ein einziges Frontend, mit dem alle einkaufsbezogenen Funktionen nutzbar sind, also insbesondere die Einstellungs- und Pflegeprozesse der Produkte sowie die Beratungen zu diesen Produkten. Das ist vergleichbar mit kommerziellen Shopsystemen, bei denen Privatpersonen Produkte anbieten."
In der Zielvision soll aus den bislang vielfältigen und sehr verschieden funktionierenden Systemen ein einheitliches Lieferantencockpit entstehen. Die Entwicklung stellt dabei insbesondere die Bedarfe der Unternehmen in den Fokus, so wie es die im Onlinezugangsgesetz formulierte Nutzerperspektive vorsieht. Dazu gehören insbesondere die Einbindung eines Unternehmenskontos zur einfachen Anmeldung und Authentifizierung der Unternehmen, das einfache Einstellen und Pflegen der Produkte und verbesserte Möglichkeiten zur Beratung über das Lieferantencockpit.

Virtueller Weg zum Ziel

Mit Abschluss des Labors ist der erste Meilenstein zur Umsetzung der Zielvision geschafft. So konnte die Konzeption des Lieferantencockpits erfolgreich beendet werden, und dies Corona-bedingt zu großen Teilen virtuell.

Nun planen die Laborbeteiligten für das Jahr 2021 die Entwicklung eines sogenannten Minimum Viable Products (MVP) für das einheitliche Lieferantencockpit.

Das Themenfeld Unternehmensführung & -entwicklung

Das Themenfeld Unternehmensführung & -entwicklung ist mit rund 75 OZG-Leistungen und mehr als 1.000 einzelne Verwaltungsleistungen (sog. "LeiKas") eines der größten Themenfelder im Digitalisierungsprogramm Föderal. Das Themenfeld widmet sich vielen unternehmensrelevanten Verwaltungsleistungen, z. B. rund um die Themen Arbeitssicherheit oder Unternehmensstart und Gewerbezulassung.

Die am höchsten priorisierten OZG-Leistungen bearbeiten die Themenfeldpartner in Digitalisierungslaboren. Nach dem OZG-typischen "Einer für Alle"-Prinzip sollen alle Leistungen nach und nach von anderen Ländern nachgenutzt werden.