Von Oktober 2023 bis Januar 2024 fand der Konsultationsprozess zur Zielbilderarbeitung der OZG-Rahmenarchitektur online via Open CoDE statt. Insgesamt 124 Organisationen aus den Bereichen Politik und Verwaltung, Privatwirtschaft, Wissenschaft sowie aus zivilgesellschaftlichen Organisationen haben erfolgreich dazu beigetragen.

Rückmeldungen und Stimmungsbild zu den Leitfragen

Insgesamt 14 Leitfragen zu den Themenbereichen Zielbild der OZG-Rahmenarchitektur, Nutzendengruppen, strategische Leitplanken, Architekturprinzipien, Funktionsbausteine und IT-Architekturrichtlinien sind im Rahmen des Konsultationsprozesses veröffentlicht und kommentiert worden. Zu diesen Leitfragen sind über 400 Beiträge eingegangen, die eine rege Beteiligung mit konstruktiven Anmerkungen und Ideen zeigen.

Leitfrage 08: Es wurden einzelne Funktionsbausteine (Abbildung 1) für Verwaltungsprozesse identifiziert. Sind aus Ihrer Sicht Zuschnitt und Bezeichnung eindeutig und stimmig? Sehen Sie weitere Funktionsbausteine, welche noch nicht abgebildet sind? Bitte beschreiben Sie die Relevanz dieser anhand von Beispielen.

Die Kommentare zu den Funktionsbausteinen zeigen vielfältige Meinungen auf. Einigkeit besteht in der Relevanz des Funktionsbausteins "Identitätsmanagement", dabei sollte insbesondere die fortlaufende bzw. nachfolgende Authentifizierung von Nutzenden sowie bevollmächtigten Vertretenden bedacht werden. Ein häufiger Vorschlag beim Funktionsbaustein "Siegel und Signieren" war neben der Erstellung und Validierung elektronischer Signaturen auch die Berücksichtigung der Rückrufbarkeit dieser. Weiterhin wurde angeregt, folgende fachliche Funktionalitäten zu berücksichtigen: automatisierte Registerabrufe, regelbasiertes Anstoßen von Verwaltungsdienstleistungen, Datenschutzcockpit und Ablage von Dokumenten – alles unter Aspekten der IT-Sicherheit sowie des Datenschutzes. Diese Funktionalitäten konnten Funktionsbausteinen zugeordnet werden (siehe Abbildung 1). Insgesamt bestand Konsens zur Bündelung fachlicher Funktionalitäten im Sinne einer Ende-zu-Ende Digitalisierung.

Quelle: BMI Abbildung 4: Funktionsbausteine als Bestandteil des Zielbildes der OZG-Rahmenarchitektur

Leitfrage 09: Auf Basis der eingegangenen Kommentare wurden die strategischen Leitplanken (Abbildung 2) aktualisiert und angepasst, eine erste Übersicht finden Sie anbei. Welche ausgewählte Ausprägung halten Sie für sinnvoll? Jede Ausprägung hat unterschiedliche Folgen für die einzelnen Stakeholdergruppen (hier vertreten im Konsultationsprozess). Bitte beschreiben und bewerten Sie die relevanten Szenarien aus Ihrer Perspektive.

In Bezug auf die Einstellung der Regler und die damit verbundene Festlegung von Architekturprinzipien herrschte im Allgemeinen Einigkeit unter den Teilnehmenden. Die Teilnehmenden unterstützen die Förderung von Transformation und Neugestaltung digitalisierter Prozesse durch das Architekturprinzip "Priorisierung von Innovation". Es wurde betont, dass eine möglichst umfassende Standardisierung angestrebt werden sollte, vorzugsweise unter Verwendung bereits bewährter internationaler Standards. Sie betrachteten Interoperabilität durch offene, standardisierte und dokumentierte Schnittstellen als zentral. Es herrschte Übereinstimmung, Qualitätsstandards bundesweit festzulegen, um das Vertrauen und die Akzeptanz zu stärken. Der Zugang zum "Ökosystem" sollte niedrigschwellig sein, um auch kleinen Akteuren wie Kommunen eine Teilnahme zu ermöglichen. Einige Teilnehmende plädieren dafür, dass nur Marktteilnehmende mit notwendiger Fachkunde Zugang erhalten sollten. Sicherheitsanforderungen sowie IT-Grundschutz in IT-Systemen und Infrastrukturen sollten dabei stets bedacht werden. Die Möglichkeit von Open-Source-Komponenten durch das Prinzip "Offenheit & Transparenz" wurde favorisiert. Damit soll die Abhängigkeit von einzelnen Herstellern vermieden und die Unabhängigkeit der öffentlichen Verwaltung gestärkt werden.

Die Teilnehmenden äußerten aber auch Bedenken bezüglich der Machbarkeit bestimmter Prinzipien, der Sicherstellung von bundesweiten Lösungen trotz des föderalen Systems und der potenziellen Kosten. Laut den Teilnehmenden sei es wichtig, dass die Architekturprinzipien kontinuierlich überprüft und angepasst werden, insbesondere unter Berücksichtigung von fachlichen und technischen Aspekten.

Quelle: BMI Abbildung 2 zeigt den aktuellen Arbeitsstand der strategischen Leitplanken des Zielbilds der OZG-Rahmenarchitektur

Leitfrage 10/11: Was muss geändert werden, damit die IT-Architekturrichtlinien eingehalten werden? Wie können die überarbeiteten IT-Architekturrichtlinien zukünftig konsequent umgesetzt werden?

Den Kommentaren konnte der starke Wunsch, die IT-Architekturrichtlinien konsequent umzusetzen, um eine effiziente und interoperable IT-Infrastruktur im föderalen System sicherzustellen, entnommen werden. Die Beantwortungen betonen, wie wichtig klare und einfach umzusetzende IT-Architekturrichtlinien sind, welche jedoch regelmäßig überprüft werden müssen, um ihre Wirksamkeit zu gewährleisten. Die Effektivität könnte durch ein wirksames Überwachungssystem, Reifegradkontrollen und die Implementierung angemessener Kontrollmechanismen gesteigert werden. Eine Herausforderung bestehe darin, einen Ausgleich zwischen notwendigen Verpflichtungen oder Sanktionen und ausreichender Flexibilität zu finden, um den sich ständig ändernden Anforderungen der IT-Landschaft gerecht zu werden. Zur Förderung der Akzeptanz und Einhaltung könnten Maßnahmen wie die Veröffentlichung von Referenzprojekten und bewährten Verfahren, Schulungsmöglichkeiten, Anreizen und die Schaffung starker Governance-Strukturen ergriffen werden. Die Einrichtung einer zentralen Anlaufstelle für Fragen und Feedback wurde ebenfalls von Teilnehmenden vorgeschlagen. Es wurde darüber diskutiert, ob eine Erweiterung des bestehenden Adressatenkreises erforderlich sei, um eine flächendeckende Umsetzung der Richtlinien zu erreichen.

Leitfrage 12: Welchen Aussagen in den Kommentaren der anderen Feedbackteilnehmenden würden Sie zustimmen, sehen Sie als sehr wichtig an? Antworten Sie gerne direkt auf den entsprechenden Kommentar.

Diese Leitfrage diente nur dem Zweck, die Diskussion auf Open CoDE unter den Teilnehmenden anzuregen.

Quelle: BMI Die Grafik zeigt eine Übersicht der Rückmeldungen der Teilnehmenden zu Leitfrage 13.

Leitfrage 13/14: Wie könnte der Konsultationsprozess für die Zukunft verbessert werden? Teilen Sie Ihre Erfahrung und Verbesserungsvorschläge in den dafür vorgesehenen Kommentarbereichen hinsichtlich folgender Themen: Bewerbung, Austauschformate, Plattform, Teilnahme & Mitgestaltung, Weitere wichtige Themen

Die Teilnehmenden schätzten das transparente Format mit virtuellen Informationsveranstaltungen und asynchroner Kommentierung auf der gemeinsamen Open CoDE-Plattform. Außerdem begrüßten sie das frühzeitige Einbinden vielfältiger Akteurinnen und Akteure bei der Entwicklung des Zielbilds der OZG-Rahmenarchitektur. Zum Bewerbungsprozess betonten einige Teilnehmende die Relevanz transparent kommunizierter Kriterien für die Auswahl von Teilnehmenden für die adressierte Zielgruppe. Eine klare Struktur und Richtlinien für Motivationsschreiben wurden ebenfalls genannt. Die Möglichkeit zur Teilnahme hätte außerdem präsenter beworben werden können. In Bezug auf die Mitwirkung wünschten sich Teilnehmende einen höheren Diskussionsanteil, wobei u. a. Roundtable-Diskussionen oder die Einrichtung von Fokusgruppen zu einzelnen Themenbereichen als Verbesserungsvorschläge genannt wurden. Wünschenswert wäre zudem eine transparentere Ergebnisveröffentlichung durch kurze Zwischenberichte bzw. Fortschrittsmeldungen.

Vertiefende Einblicke zu den Leitfragen

Unter "Aktuelle Rückmeldungen" auf der Webseite "Projekt Zielbild OZG-Rahmenarchitektur" können Sie die Kommentierungen und Beiträge der Teilnehmenden des Konsultationsprozesses zu den veröffentlichten Leitfragen einsehen.

Insgesamt haben die Rückmeldungen und Kommentierungen der unterschiedlichen Interessengruppen zu den 14 Leitfragen des Konsultationsprozesses einen wertvollen Beitrag zum Vorhaben "Zielbild OZG-Rahmenarchitektur" geleistet. Die Fülle der Rückmeldungen und deren Berücksichtigung im weiteren Prozess der Zielbilderstellung werden in einem Ergebnisbericht inhaltlich aufbereitet und Ende März veröffentlicht.

Weitere Informationen zum Konsultationsprozess und alle Rückmeldungen der Teilnehmenden gibt es hier.