Frischer Wind für die Digitalisierung der Beschaffung: Die von der Freien Hansestadt Bremen entwickelten Onlinedienste Präqualifizierungs-Portal (PQ-Portal) und Lieferantencockpit werden der Fokusleistung "Öffentliche Vergabe" aus dem Themenfeld "Unternehmensführung und -entwicklung" zugeordnet.

Neben der Fokusleistung "Öffentliche Vergabe" bestehen aktuell noch 14 weitere Fokusleistungen, (die 16. Fokusleistung "Energiepreispauschale" wurde mit Ende des Auszahlungszeitraums im Oktober 2023 wieder offline gestellt), welche mit besonderer Unterstützung der Bundesregierung zügig flächendeckend umgesetzt werden sollen. Als Fokusleistungen wurden Anfang 2023 Verwaltungsleistungen ausgewählt, die für Bürgerinnen und Bürger, aber auch für Unternehmen besonders relevant sind. Ziel ist es, attraktive flächendeckende Onlineangebote für Leistungen mit hoher Relevanz schnellstmöglich bereitzustellen. Die ausgewählten Projekte werden nach dem "Einer für Alle"-Prinzip (EfA) von einem Land zentral entwickelt und betrieben. Alle anderen Länder können diese dann mitnutzen. Zusätzlich soll die Digitalisierung der Fokusleistungen auch als Vorbild für weitere Digitalisierungsmaßnahmen dienen.

OZG-Fokusleistung – Ein wichtiger Schritt für die öffentliche Vergabe

Im Rahmen des Umsetzungsprojekts "Vergabe" hat die Freie Hansestadt Bremen drei Onlinedienste umgesetzt: gemeinsam mit dem Bund wurde der "Datenservice Öffentlicher Einkauf" mit den Bremer Komponenten "Vermittlungsdienst" und "eSender-Hub" entwickelt. Außerdem hat Bremen das "PQ-Portal" und das "Lieferantencockpit" entwickelt und wird allen Bundesländern zu Nachnutzung bereitgestellt. Die Onlinedienste fokussieren auf unterschiedliche Aspekte des Vergabe- und Beschaffungsprozesses. Übergreifendes Ziel der Dienste ist es, die bürokratischen Hürden im Beschaffungsprozess abzubauen, die Interaktion zwischen Lieferanten und der Verwaltung zu erleichtern und schließlich den Wettbewerb bei öffentlichen Aufträgen zu stärken.

"Für die Anbindung der mitnutzenden Bundesländer stellt die Freie Hansestadt Bremen ein Vorgehensmodell zur Anbindung zur Verfügung, das gesamtheitlich den gemeinsamen Prozess zur Anbindung an die EfA-Lösungen unter Beachtung der EfA-Dimensionen Recht, Technik, Finanzen und Organisation strukturiert. Parallel dazu unterstützt Bremen die an der Mitnutzung interessierten Ländern mit Informationsmaterialien und beantwortet gern offene Fragen der potenziellen Nutzenden.“ erklärt Umsetzungskoordinator Peter Büsing. „Es ist erfreulich, dass die Betriebskosten der Fokusleistung „Öffentliche Vergabe“ von der gemeinsamen EfA-Finanzierung umfasst sind. Damit werden die drei Onlinedienste aus Bremen noch attraktiver für die Mitnutzung."

Dies ergibt sich aus der Neuregelung über die solidarische Finanzierung: Der IT-Planungsrat hat im November 2023 (Beschluss 2023/43) eine gemeinsame EfA-Finanzierung für die Fokusleistungen ab dem Wirtschaftsjahr 2024 über das FITKO-Stammbudget beschlossen.

Präqualifizierungsportal – Präqualifizierung leicht gemacht

Das PQ-Portal unterstützt Unternehmen bei der Präqualifizierung (PQ) und Eintragung in amtliche Verzeichnisse zur Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen.

Das PQ-Portal ist ein einheitlicher, digitaler und intuitiv nutzbarer Zugang zur PQ und bietet eine zentrale Bereitstellung aller erforderlichen Informationen. Der Onlinedienst unterstützt Unternehmen bei der Antragsstellung sowie der Bereitstellung erforderlicher Daten und ermöglicht damit einen schnelleren und einfacheren Prozess der PQ. Das Ergebnis der PQ – die Eintragung in eines der amtlichen Verzeichnisse – kann von den Vergabestellen mithilfe des einheitlichen Zugangs effizient und medienbruchfrei aus den Fachverfahren heraus direkt aus den angebundenen Verzeichnissen abgerufen werden.

Lieferantencockpit – Alles im Blick!

Beim Lieferantencockpit gilt es, bestehende Rahmenverträge vollständig über digitale Bestellprozesse abzubilden. Kernidee des Onlinedienstes ist ein einheitlicher Zugang zu den Einkaufssystemen der öffentlichen Verwaltung. Das Lieferantencockpit ermöglicht Unternehmen die Interaktion mit allen Verwaltungseinheiten, mit denen Rahmenverträge geschlossen wurden. Über das Lieferantencockpit kann ein Unternehmen seine standardbasierten Katalogdaten einstellen und pflegen sowie die Einkäuferinnen und Einkäufer der öffentlichen Verwaltung beraten. Zudem unterstützt das Lieferantencockpit die elektronischen Einkaufssysteme der Verwaltung darin, Bestellungen basierend auf dem neu entwickelten Standard "XBestellung" zu erzeugen und an die Unternehmen zu übermitteln.

"Datenservice Öffentlicher Einkauf mit Bremer Komponenten"

Seit dem 1. Oktober 2023 befinden sich die Bremer Komponenten des "Datenservice Öffentlicher Einkauf" , der "Vermittlungsdienst" sowie der "eSenderHub" in der Verantwortung des Bundes. Der Vermittlungsdienst nimmt Bekanntmachungen aus verschiedenen Vergabeplattformen im Format eForms-DE entgegen. Nach Validierung werden oberschwellige Bekanntmachungen an den eSender-Hub übermittelt, unterschwellige Vergaben werden direkt an den Bekanntmachungsservice weitergeleitet.

Das Umsetzungsprojekt "Vergabe" endete offiziell am 31. Dezember 2023. Nach der erfolgreich beendeten Projektphase ging die Verantwortung für die Dienste PQ-Portal und Lieferantencockpit an die Betriebskoordination Bremen über. An der Mitnutzung interessierte Länder erhalten hier künftig alle relevanten Informationen und Unterstützung bei der Anbindung. Über den Marktplatz für EfA-Leistungen können die Dienste schließlich bezogen werden: https://www.govdigital.de/marktplatz.

Für Rückfragen zum Gesamtprojekt oder den einzelnen Teilprojekten sowie zur Möglichkeit der Nach- bzw. Mitnutzung der in Bremen produzierten Lösungen stehen Ihnen die Ansprechpartner gerne unter vergabe@betriebskoordination.bremen.de zur Verfügung.