Ausländische Fachkräfte können die Bewertung ihrer Hochschulabschlüsse inklusive aller Nachweise ab sofort digital und vollständig medienbruchfrei beantragen. Sowohl die Antragstellung, die Bearbeitung und die Ausstellung finden über eine Ende-zu-Ende-Plattform statt. Umgesetzt wurde die Plattform durch die Zentralstelle für ausländisches Bildungswesen (ZAB) gemeinsam mit dem Bundesministerium des Innern und für Heimat (BMI) und mit Unterstützung des Bundesministeriums für Bildung und Forschung (BMBF).

Enge Zusammenarbeit garantierte schnelle Umsetzung

Gestartet war die Entwicklung der Plattform mit einem Digitalisierungslabor im Oktober 2022, in dem die teilnehmenden Expertinnen und Experten eine erste Zielvision entwickelten. Das BMI und die Kultusministerkonferenz der Länder (KMK), deren Sekretariat die ZAB als Abteilung unterstellt ist, unterzeichneten im Anschluss eine Kooperationsvereinbarung zur technischen Umsetzung.

Innerhalb von nur 12 Monaten Entwicklungszeit konnte die Plattform daraufhin umgesetzt werden. Die Beta-Phase, in der sukzessiv mehr Nutzende aus unterschiedlichen Ländern der Welt Zugang bekamen, begann im Dezember 2023. Seit dem 15. Februar 2024 können potenzielle Fachkräfte aus allen Ländern Zeugnisbewertungen beantragen.

Für viele Fachkräfte ist die Bewertung des Hochschulabschlusses einer der ersten Kontakte mit einer deutschen Behörde. Durch die nutzerfreundliche und mehrsprachige ZAB-Plattform präsentiert sich Deutschland als modernes und offenes Einwanderungsland. Bereits seit März gehen etwa 2.500 Anträge pro Woche ein, die statt bisher in bis zu drei Monaten in nur wenigen Wochen beantwortet werden.

Im Zuge der Digitalisierung konnten einige Prozessschritte automatisiert und vereinfacht werden, zum Beispiel das Versenden der Gebührenbescheide. Der bisherige Postversand von Antrag und Bescheid entfällt komplett. Somit können Fachkräfte die Zeugnisbewertung ohne Wartezeit beantragen und sie im Anschluss deutlich schneller bei Visastellen und in Bewerbungsverfahren verwenden.

In vier Schritten zur Zeugnisbewertung

Zunächst haben interessierte Fachkräfte ab jetzt die Möglichkeit, sich in einem neuen Informationsbereich umfassend über ihre Optionen informieren. In einem Vorab-Check haben sie Möglichkeit, das Land, in dem ihr Abschluss erworben wurde, sowie ihren Abschluss anzugeben und erhalten sofort Antwort darauf, ob ihr Zeugnis bewertbar ist und welche Dokumente sie benötigen. Ein positiver Effekt ist, dass die Zahl der Anträge ohne Anspruch auf eine Zeugnisbewertung, die die ZAB prüfen muss, somit gesenkt wird.

Der Antrag über die Plattform selbst entspricht den Standards, die Nutzende längst von Plattformen aus der Wirtschaft gewohnt sind. Das dynamische Antragsformular passt sich anhand der Eingaben der Nutzenden individuell an und ein zeitgemäßer Dokumentenupload macht lange Versandwege überflüssig. Die Bezahlung können sie mit verschiedenen Methoden in Echtzeit vornehmen oder eine Zahlungsaufforderung generieren. Zudem können Nutzende den Status ihres Antrags einsehen und mit der ZAB in Kontakt treten.

Auch die Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter der ZAB profitieren von der Ende-zu-Ende-Plattform. Sie haben über die neue Plattform Zugriff auf ein digitales Zahlungsmanagement, die anabin-Datenbank (mit allen wichtigen Informationen für die Antragsbearbeitung) sowie Workflows mit automatischen Statuswechseln.

Nach einer erfolgreichen Bewertung erhalten die Antragstellenden die Zeugnisbewertung mit einem digitalen Siegel in ihrem Postfach. Unternehmen und Behörden können die Echtheit der Zeugnisbewertung mithilfe eines öffentlich zugänglichen Tools auf der ZAB-Website schnell verifizieren – ein Foto des digitalen Siegels mit der Smartphone-Kamera oder Webcam genügt

Modulare Plattform ermöglicht Nachnutzung

Die Plattform ist modular aufgebaut und greift auf verschiedene Low-Code-Technologien und Open-Source-Software zurück. Hierzu zählen etwa die Antrags- und Registrierungskomponente sowie der Siegeldienst zur Echtheitsprüfung.

Entscheidender Vorteil ist hierbei die Nachnutzung: Die einzelnen Bausteine können in zukünftigen Digitalisierungsprojekten der ZAB wiederverwendet werden, etwa in der "Auskunft zur Berufsqualifikation", die bald zur Verfügung stehen wird.

Lessons Learned und Ausblick

Nach dem Go-live haben sich die zuständigen Digitalisierungsexpertinnen- und experten der ZAB und des BMI in einer Retrospektive zu den Projekterfahrungen ausgetauscht. Deutlich wurde hierbei, dass sich bei einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung bei den verschiedenen Beteiligten sowohl in der Planung, Steuerung als auch Umsetzung genuine Herausforderungen im Vergleich zu einer Umsetzung des Onlineantrags mit Anbindung an ein bestehende Fachverfahren stellen. Die Erkenntnisse lassen sich auch auf andere ähnliche Digitalisierungsvorhaben übertragen. Im Rückblick auf das Projekt erwies sich zudem, was für ein Potenzial die Digitalisierung besitzen kann, wenn Prozesse mit allen Beteiligten ganzheitlich und durchgängig bearbeitet werden.