Eine durchgehend digitalisierte Verwaltung vereinfacht den Alltag der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen wie auch der Verwaltung selbst. Bei einer Ende-zu-Ende-Digitalisierung wird der gesamte Verwaltungsprozess – von der Antragstellung über die Bearbeitung bis hin zum Versand des Bescheids über einen digitalen Rückkanal und entsprechender Veraktung in einer elektronischen Akte – digital ausgeführt. Digitale und medienbruchfreie Prozesse verkürzen die Verfahrensdauer und entlasten die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Verwaltung.

Mit dem Inkrafttreten des Onlinezugangsgesetzes (OZG) wurde 2017 eine wichtige Grundlage geschaffen, damit Verwaltungsleistungen online beantragt werden können. Bisher lag der Fokus auf dem Onlinezugang, dem sogenannten "Frontend". Ziel war es, den Bürgerinnen und Bürgern sowie der Wirtschaft den digitalen Zugangskanal zu eröffnen. Nicht im Fokus stand die Digitalisierung der Fachverfahren im "Backend", das heißt entweder gibt es gar kein Fachverfahren oder die Fachverfahren sind noch nicht an die digitalen Zugänge angeschlossen. Medienbrüche und damit einhergehende manuelle Arbeiten sind die Folge. Das am 23. Februar 2024 im Bundestag beschlossene OZG-Änderungsgesetz schafft nun Abhilfe.

Was bedeutet eigentlich Ende-zu-Ende-Digitalisierung?

Verpflichtung zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung durch OZG-Änderungsgesetz

Mit dem Gesetzentwurf zur Änderung des Onlinezugangsgesetzes (OZGÄndG) wird die Ende-zu-Ende Digitalisierung aller wesentlichen Verwaltungsleistungen zum neuen Standard. Jeder Schritt des Prozesses erfolgt damit künftig digital, Ausdrucke sind nicht mehr nötig. Mitarbeitende der Verwaltung können Anträge somit medienbruchfrei bearbeiten.

Da die digitale Antragstellung für Unternehmen immer mehr zum Standard wird, gilt für unternehmensbezoge Verwaltungsleistungen nun "digital only". So werden Verwaltungsleistungen für Unternehmen spätestens nach Ablauf von fünf Jahren ausschließlich elektronisch angeboten. Nur, wenn es ein berechtigtes Interesse gibt, können Ausnahmen gemacht werden.

Darüber hinaus sieht der Gesetzentwurf vor, dass der Bund künftig auch für bestimmte Leistungen, die von den Ländern oder ihren Kommunen ausgeführt werden, eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung vorschreibt. Eine solche “Verordnungsermächtigung“ ist möglich, wenn der Bundesrat zustimmt und der Bund die Gesetzgebungskompetenz hat.

Wichtige Aspekte: Once-Only-Prinzip und Schriftformerfordernis

Im OZG-Änderungsgesetz wird das Once-Only-Prinzip rechtlich verankert, das ein wichtiger Baustein der Ende-zu-Ende-Digitalisierung ist. Dadurch müssen Bürgerinnen und Bürger ihre Dokumente nicht mehr selbst anfordern und zu den Behörden bringen. Die zuständigen Behörden und Register können die erforderlichen Dokumente – mit Einverständnis der Antragstellerin oder des Antragstellers – eigenständig abrufen. Eine geplante Intermediäre Plattform im Sinne der EU-Verordnung zum Single Digital Gateway ermöglicht zudem einen grenzüberschreitenden Datenaustausch.

Für eine durchgängige Digitalisierung der Verwaltungsvorgänge spielt ein weiterer Punkt eine entscheidende Rolle: die Schriftformerfordernis. Diese stellt nach wie vor eine Herausforderung für viele Digitalisierungsprojekte dar. Das OZG-Änderungsgesetz nimmt sich dieser Problematik an: Bei der Antragstellung kann durch die Verwendung der BundID, zusammen mit der Online-Ausweisfunktion, die traditionelle analoge Schriftform ersetzt werden. Statt analog einen Antrag mit Unterschrift stellen zu müssen, spart die digitale, rechtssichere Lösung den Weg zum Amt. Damit Online-Anträge für alle gleichermaßen zugänglich sind, werden Nutzungsfreundlichkeit und Barrierefreiheit ebenfalls im Gesetz verankert

Mit diesen und weiteren Maßnahmen stellt das OZG-Änderungsgesetz einen wichtigen Meilenstein dar, um die vollständige Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Verwaltung weiter voranzutreiben.