Die Umsetzung des Onlinezugangsgesetz (OZG) stellt das bis dato größte Modernisierungsvorhaben der öffentlichen Verwaltung seit Bestehen der Bundesrepublik dar. Mit dem "Einer für Alle" (EfA)-Prinzip hat das BMI im Rahmen der OZG-Umsetzung eine nachhaltige, arbeitsteilige Arbeitsstruktur für die interföderale Zusammenarbeit etabliert.
Das EfA-Prinzip ist die Grundlage für die Nachnutzung von digitalisierten Leistungen: Jedes Land sollte Leistungen so digitalisieren, dass andere Länder diese nachnutzen können und den Onlinedienst nicht nochmal selbst entwickeln müssen. Das spart Zeit, Ressourcen und Kosten. Der Grundgedanke hinter EfA ist, dass Länder und Kommunen nicht jedes digitale Verwaltungsangebot eigenständig neu entwickeln, sondern durch effiziente Arbeitsteilung von den Digitalisierungsvorhaben anderer Länder profitieren. Wenn Land A bereits einen Antrag für beispielsweise Wohngeld digitalisiert hat, profitiert Land B davon, da es keinen eigenen Antrag digitalisieren muss, sondern sich an die Lösung aus Land A anschließen kann.
Da das OZG Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, Verwaltungsleistungen digital bereitzustellen, ist das arbeitsteilige, zeitsparende Vorgehen nach EfA besonders wichtig. Denn es geht immerhin um tausende Verwaltungsangebote für Bürgerinnen, Bürger und Wirtschaft – von Anträgen auf Wohngeld bis zur Anmeldung eines Unternehmens.
Wie funktioniert EfA?
EfA bedeutet, dass ein Land oder eine Allianz aus mehreren Ländern eine Leistung zentral entwickelt und betreibt – und diese anschließend anderen Ländern und Kommunen zur Verfügung stellt, die den Dienst dann mitnutzen können. Hierfür müssen sie sich mittels standardisierter Schnittstellen anbinden. Die Kosten für Betrieb und Weiterentwicklung des Dienstes teilt sich das bereitstellende Land mit den angeschlossenen Ländern und Kommunen (siehe Abbildung).
Funktionsweise des "Einer für Alle"-Prinzips, wie im Artikel beschrieben (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster)
Abbildung: Funktionsweise EfA
Was sind die Vorteile von EfA?
Onlinedienste nach dem EfA-Prinzip zentral zu entwickeln und zu betreiben ist besonders kostengünstig und ressourcensparend. Statt 16 eigener Umsetzungsprojekte auf Landesebene und 400 individueller Lösungen auf kommunaler Ebene, wird je Leistung oder Leistungsbündel ein einzelner Onlinedienst entwickelt, dessen Betriebskosten sich die nachnutzenden Partnerinnen und Partner teilen.
EfA-Dienste sind außerdem besonders nutzerfreundlich – denn sie sind länderübergreifend einheitlich gestaltet und werden im Sinne des OZG anwenderorientiert konzipiert. Zudem werden sie meist durch intensive Tests mit Nutzerinnen und Nutzern in Digitalisierungslaboren begleitet, um einen hohen Standard garantieren zu können.
Das EfA-Prinzip einfach erklärt: 5 Erklärvideos
Die "Einer für Alle"-Mindestanforderungen
In den "Einer für Alle"-Mindestanforderungen haben Bund und Länder genau definiert, welche Kriterien ein Onlinedienst erfüllen muss, um nachnutzbar im Sinne des EfA-Prinzips zu sein. Demnach muss ein Onlinedienst beispielsweise
- über ein neutrales Design verfügen,
- eine offene Schnittstelle für den standardisierten Datenaustausch mit Fachverfahren anbieten und
- bestimmte Optionen zur verschlüsselten Übermittlung von Antragsdaten nutzen.
Ebenso sind für die nachnutzenden Länder und Behörden Anforderungen definiert, um sich an einen EfA-Service anzuschließen, wie beispielsweise die Registrierung der technischen Adresse im DVDV und die Übertragung der Zuständigkeitsinformationen der Behörden im Land an den Portalverbund. Die EfA-Mindestanforderungen wurden von der Abteilungsleiterrunde des IT-Planungsrats beschlossen und werden bei Bedarf weiterentwickelt.
EfA-Mindestanforderungen für den Betrieb
Um die Nachnutzbarkeit der EfA-Onlinedienste sicherzustellen, sind nicht nur für die Entwicklung der Onlinedienste einheitliche Kriterien und Vorgaben notwendig. Für einen nutzerfreundlichen und wirtschaftlichen Betrieb von EfA-Diensten ist es eine zwingende Voraussetzung, dass sich die Länder gemeinsam auf verbindliche Regelungen für Betrieb, Support und Weiterentwicklung einigen. Nur ein einheitliches Verständnis der Verantwortlichkeiten sowie ein über Ländergrenzen hinweg abgestimmtes, transparentes und proaktives Zusammenwirken der verschiedenen Rollen und Komponenten in der Betriebsphase der EfA-Onlinedienste kann eine hohe Verfügbarkeit sowie nutzerfreundliche Gestaltung der Onlinedienste sicherstellen und damit zu hoher Akzeptanz bei allen Nutzerinnen und Nutzern führen.
Ziel der Mindestanforderungen für die Betriebsphase ist es daher, die organisatorischen Verantwortlichkeiten zwischen den Ländern festzulegen und Verlässlichkeit in den übergreifenden Prozessen zu sichern. Gleichzeitig sollen sich diese von der landesinternen Organisation klar abgrenzen und den Ländern ausreichend Handlungsspielraum für die Umsetzung lassen.
Die aktuelle Fassung der EfA-Mindestanforderungen für den Betrieb ist über den Beschluss des IT-Planungsrates 2023/07 sowie im OZG-Leitfaden abrufbar.
Als zusätzliche Hilfsmittel wurden eine Muster-Geschäftsordnung (Hilfe zur Konstitution der Steuerungskreise), eine Kommunikationsmatrix (Hilfe zur Organisation der Supportwege, ZIP-Datei) sowie FAQ (zusätzliche Erläuterungen zu den "Mindestanforderungen an den Betrieb von EfA-Services") entwickelt.
EfA-Marktplatz - der Ort für den föderalen Leistungsaustausch
Zentral für die OZG-Umsetzung sind die Onlinedienste. Da sie einmal entwickelt und von einem Anbieter zentral betrieben werden, damit Ländern und Kommunen sie nachnutzen, werden sie auch EfA-Dienste genannt. Der durch govdigital bereitgestellte EfA-Marktplatz bietet anbieteroffen verschiedene rechtliche Lösungen für den bundesländerübergreifenden Austausch von EfA-Diensten an. Er stellt damit eine rechtssichere Alternative zur bisher gängigen Verwaltungsvereinbarung dar. Die bereitstellenden Länder oder IT-Dienstleister können EfA-Dienste auf dem Marktplatz über die FITKO oder govdigital einstellen und so anderen Ländern und Kommunen zum Kauf anbieten. Dies erfolgt rechtssicher über eine Inhouse-Vergabe. Auch die Vertragsabstimmungen und der Kaufprozess erfolgen digital über den EfA-Marktplatz.
Weitere Nachnutzungsmodelle
Neben dem EfA-Prinzip gibt es noch zwei weitere Nachnutzungsmodelle, welche die Länder beim Thema Nachnutzung unterstützen und den Digitalisierungsprozess beschleunigen.
Modell: "Nachnutzbare Software dezentral betrieben"
Beim Modell "Nachnutzbare Software dezentral betrieben" wird eine Software mit übergreifenden Schnittstellen entwickelt, damit diese anschließend selbstständig von Ländern und Kommunen als Onlinedienst betrieben werden kann. Die Weitergabe der Lizenzrechte erfolgt zumeist durch kommerzielle Anbieter oder in Form einer Entwicklungsgemeinschaft. Umsetzende Länder und Kommunen verantworten Betrieb, Pflege und Weiterentwicklung der Onlinedienste eigenständig. Der dezentrale Betrieb und die bereits bei Auslieferung vorhandene Möglichkeit, im Hintergrund unterschiedliche Fachverfahren einzubinden, erlauben weitreichende lokale Anpassungen der Onlinedienste.
Modell: "FIM-basierte Eigenentwicklung"
Beim Modell "FIM-basierte Eigenentwicklung" erarbeiten Länder und Kommunen mit Hilfe des Föderalen Informationsmanagements (FIM) eigene Onlinedienste, die sie anschließend dezentral betreiben. Von Ländern und Kommunen bereitgestellte Informationen wie Datenfelder, Prozesse und Beschreibungen können dabei jeweils als Bausteine für neue Eigenentwicklungen genutzt werden. Durch die Nutzung der standardisierten FIM-Datenschemata ist zudem gewährleistet, dass die verwendeten Bausteine rechtssicher und untereinander kompatibel sind. Das Modell ermöglicht somit schnelle dezentrale Eigenentwicklungen, bei denen auch im Nachhinein weitreichendere Anpassungen der Software möglich sind.
