Wie bewährt sich das "Einer für Alle“- Prinzip (EfA) in der Praxis? Dieser Frage gingen zwei Projekte zur Nachnutzungserprobung von EfA-Onlinediensten in Thüringen und Niedersachsen nach. Ziel war es, die Machbarkeit eines effizienten Rollouts von EfA-Lösungen im Land und in den Kommunen zu erproben. Das Dokument beschreibt die im Zuge der Nachnutzungserprobung erarbeiteten "Lessons Learned".

Die "Lessons Learned" stellen die Erkenntnisse, neues Wissen und Erfahrungen dar, die während der Nachnutzungserprobung entstanden sind beziehungsweise gemacht wurden. Dabei kam die innovative Projektmanagement-Methode der "agilen Retrospektive" zum Einsatz. In dieser sammeln die beteiligten agilen Projektteams über die Projektlaufzeit kontinuierlich neue Erfahrungen, reflektieren diese in gemeinsamen Retrospektiven und lernen aus Erfolgen wie Fehlern für zukünftige Projekte. Dabei generierten sich die Lessons Learned sowohl aus positiven als auch aus negativen Erfahrungen. Neue Prozesse wurden definiert und Optimierungsmöglichkeiten oder Risiken aufgezeigt.

Die Lessons Learned wurden in fünf Kategorien klassifiziert: übergreifende Lessons Learned (z.B. fachliche und nicht-fachliche Anforderungen) und Lessons Learned in den vier EfA-Dimensionen: organisatorisch, rechtlich, technisch und finanziell. Die Struktur der Lessons Learned folgt dem Schema "Anforderung-Problem-Lösung":

A: Anforderung

Erläutert die Herausforderungen im Rahmen der EfA-Nachnutzungserprobung. Zudem wird in Kürze dargestellt, welche Arbeitsaufgabe es zu erfüllen gilt.

P: Problem

Beschreibt, welche Beteiligten in welchem Umfeld auf welche Herausforderungen gestoßen sind. Auch der zeitliche Aspekt (oder die Tatsache, dass vermeintlich gleiche Aufgaben zeitlich unterschiedlich erfüllt werden müssen) wird dabei hervorgehoben.

L: Lösungsansatz

Stellt dar, zu welchem Zeitpunkt welcher Lösungsansatz mit Unterstützung durch welche Instanzen formuliert wurde. Darüber hinaus kann ein Ausblick gegeben werden, welcher Lösungsweg zukünftig verfolgt wird.

Das gesamte "Lessons Learned"-Dokument gibt es im OZG-Leitfaden: EfA-Lessons Learned-Dokument.