Ein Programmmanagement muss täglich Entscheidungen treffen. Für eine erfolgreiche Umsetzung sollen diese Entscheidungen das Programm bestmöglich voranbringen. Daten bilden eine quantitative Grundlage für zielgerichtete Entscheidungen. Sie ermöglichen den Blick in die Vergangenheit, Gegenwart und sogar Zukunft eines Programms. Aus ihnen lassen sich somit Fortschritte und Trends ablesen sowie Risiken und Chancen identifizieren.

Für das Digitalisierungsprogramm Bund konnten mithilfe von Daten quantitative Programmziele definiert und deren Erreichung kontinuierlich verfolgt werden (siehe Abbildung 1). Die Erhebung von Daten und deren Verwendung durchzogen die gesamte Laufzeit des Programms. Vom Austausch und der Zusammenarbeit mit den Ressorts und Behörden über Gremiensitzungen bis hin zur Bearbeitung parlamentarischer Anfragen erfolgte alles auf einer gemeinsamen Datenbasis.

Priorisierte OZG Leistungen Grafik (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI Abbildung 1: Visualisierung des ersten Programmziels

Die verschiedenen Ebenen des Reportings im Digitalisierungsprogramm Bund

Im gesamten Digitalisierungsprogramm Bund wurden im Wesentlichen drei Ebenen als unterschiedliche Maßeinheiten im Reporting für den Fortschritt des Programmes betrachtet: Projekte, OZG-Leistungen und LeiKa-Leistungen (siehe Abbildung 2).

Granularität Grafik (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI Abbildung 2: Beziehungen der Reportingebenen zueinander und Unterscheidung nach Granularität der Daten

All diese Ebenen im Reporting standen im Bezug zueinander und konnten Eigenschaften an die jeweils andere Ebene vererben. So wurde zum Beispiel ein Meilensteindatum, das auf Projektebene erhoben worden war, an alle dem Projekt zugeordneten LeiKa-Leistungen vererbt. Eine Herausforderung war hierbei die nicht immer eindeutige Beziehung zwischen den Ebenen (siehe Grafik).

Die Betrachtung und Auswertung der Eigenschaften auf den unterschiedlichen Berichtsebenen konnte dabei programmweit oder auch gefiltert nach bestimmten Ressorts und Behörden, Umsetzungsarten und vielen weiteren Kriterien erfolgen. Durch die vielen Möglichkeiten zur Kombination der Ebenen mit diversen Filtern ließen sich im Programm sowohl allgemeine als auch sehr spezifische Fragestellungen mithilfe der vorhandenen Daten beantworten.

Von der Datenerhebung über die Visualisierung zur Entscheidung

Um datenbasierte Entscheidungen zu treffen, müssen die entsprechenden Daten zunächst erhoben werden. Dies geschah im Digitalisierungsprogramm Bund über das Programmmanagement-Tool (PGMT), auf das alle Behörden Zugriff hatten. In diesem konnten sämtliche Daten aller Projekte durch die Behörden und Ressorts kontinuierlich gepflegt und so an das Programmmanagement übermittelt werden.

Die Daten des PGMT wurden mit Daten aus anderen Quellen (siehe Abbildung 3) in einer zentralen Datenbank gesammelt, wo sie strukturiert und ausgewertet werden konnten. Für die Validität der Auswertungen waren zwei Aspekte entscheidend: die kontinuierliche Aktualisierung der Daten aus allen Quellen und die Sicherung der Datenqualität durch die Etablierung diverser Prüfungsmechanismen.

FIM Grafik (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI Abbildung 3: Datenflussdiagramm

Damit die aus den analysierten Datenbeziehungen gewonnenen Erkenntnisse schnell erfassbar waren, wurden sie mithilfe von Tools wie PowerBI visualisiert. Auf Basis der Visualisierungen konnten Einstiegspunkte für ein tieferes Eintauchen in die Daten identifiziert werden, die in der Folge zielgerichtete Entscheidungen aller Akteurinnen und Akteure ermöglichten.

Nach dem Digitalisierungsprogramm

Mit dem Auslaufen des Digitalisierungsprogramms Bund Ende 2023 bedarf es weiterhin eines datenbasierten Blickes auf den Stand der Digitalisierung in Deutschland. Die unter anderem vom Digitalisierungsprogramm Bund geschaffenen Grundlagen in Bezug auf die Erhebung, Strukturierung, Analyse und Visualisierung dieser Daten bleiben daher auch über das Programmende hinaus nützlich für zielgerichtete Entscheidungen, die die Digitalisierung in Deutschland voranbringen.