Was UPO ist

Das Onlinezugangsgesetz (OZG) bedeutet für die deutsche Verwaltung eine der größten Reformen ihrer Geschichte. Mit dem Beschluss des Konjunkturpakets zur Bekämpfung der Corona-Folgen, zur Sicherung des Wohlstands und Stärkung der Zukunftsfähigkeit im Jahr 2020 wurde eine verstärkte, finanzielle Unterstützung für die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung beschlossen.

Durch den Beschluss des IT-Rats vom 01.09.2020 konnten Mittel aus dem Konjunkturpaket auch für das Digitalisierungsprogramm OZG Bund verwendet werden. Diese umfassen unter anderem eine Unterstützung der Projektorganisation (UPO) vor Ort in den Bundesbehörden.

Infografik Darstellung des UPO-Prozesses (Vergrößerung öffnet sich im neuen Fenster) Quelle: BMI Als "Unterstützung bei der Projektorganisation" (UPO) begleitet UPO die Bundesbehörden auf dem Weg vom analogen Prozess zum digitalen Fachverfahren.

Dabei handelt es sich um ein freiwillig zu nutzendes Angebot des BMI, um die professionelle und erfolgreiche Umsetzung der OZG-Projekte zu fördern. Die Finanzierung erfolgt zentral durch das BMI.

Die Digitalisierung aller Verwaltungsleistungen ist eine komplexe, bisher nie dagewesene Aufgabe. Neben ausreichend Personal ist dabei vor allem IT- und Projektmanagementwissen gefragt. Nicht wenige Behörden stellt das vor große Herausforderungen. An dieser Stelle hilft UPO, die "Unterstützung bei der Projektorganisation" für Bundesbehörden. Das Programm unterstützt dabei, OZG-Anfoderungen umzusetzen. Es begleitet Bundesbehörden auf dem Weg vom analogen Prozess zum digitalen Fachverfahren. Wie? Durch Hilfe zur Selbsthilfe.

Individuelle Beratung für eine erfolgreiche Digitalisierung

Bitten betroffene Behörden um Unterstützung, liefern UPO-Beraterinnen und UPO-Berater keine standardisierte "one size fits all"-Lösung. Stattdessen wird die Hilfe auf die Bedürfnisse der jeweiligen Behörde und ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugeschnitten. Mal geht es um die Fähigkeit, mehrere einzelne Projekte gleichzeitig zu managen oder Ziele klar zu definieren. Mal steht nachhaltiges Wissensmanagement im Fokus.

Besonders eine Eigenschaft zeichnet UPO aus: Das vermittelte und neu erlernte Wissen wird in den Behörden verankert.

Hierfür werden Strukturen und Fähigkeiten aufgebaut, die den Behörden und ihren Mitarbeitenden weit über das aktuelle Digitalprojekt hinaus nützen. UPO bereitet sie auf zukünftige Herausforderungen vor und wirkt auch nach dem Auslaufen des Programms weiter.

Warum UPO relevant bleibt

Das Programm UPO läuft Ende 2023 aus, aber es wird nicht spurlos verschwinden. Ganz im Gegenteil. Alle Behörden, die mithilfe von UPO erfolgreich Verwaltungsleistungen digitalisiert haben, werden auch in Zukunft von den erlernten Fähigkeiten profitieren.

Die gemeinsam mit den UPO-Beraterinnen und UPO-Beratern erarbeiteten Werkzeuge, die sogenannten UPO-Services, für ein erfolgreiches Projektmanagement – wie Projektpläne, Budgetmonitor oder Stakeholderanalyse – bleiben erhalten. Vermittelte Trainingskonzepte helfen, das erworbene Wissen weiter zu streuen. Und auch der Austausch zwischen Behörden wurde im Laufe der UPO-Projekte ausgebaut, Netzwerke wurden gestärkt und Multiplikatoren platziert.

Produktiv, strukturiert, nachhaltig: UPO-Nutzende berichten aus der Praxis

Kein UPO-Projekt gleicht dem anderen. Jede Beratung zur OZG-Umsetzung wird maßgeschneidert, ganz nach den Bedürfnissen der jeweiligen Behörde. Zwei Nutzerinnen berichten über ihre Zusammenarbeit mit UPO.

Welche Herausforderungen beschäftigten Sie, bevor Sie an das UPO-Team herantraten?

Michaela Besuch: Bei unseren Digitalisierungsprojekten geht es darum, die Antragstellung und -bearbeitung im Fachbereich Förderung bei der Bundeszentrale für politische Bildung zu digitalisieren. Ganz praktisch heißt das zum Beispiel: Anerkannte Zuwendungsempfänger, die Seminare als Veranstaltung der politischen Bildung durchführen, sollen über Onlineformulare Zuschüsse beantragen können. Oder: Die Veranstalter wollen ihre Seminare als Bildungsurlaub anerkennen lassen. Auch das soll digital möglich sein. Hierbei hatten wir die Herausforderung, dass Digitalisierungsprojekte sich schnell weiterentwickeln und man manche Dinge aus den Augen verliert. Auch bei Personalwechsel, wenn neue Kolleginnen und Kollegen zum Team stoßen, kommen schnell Fragen auf. Unser Aufhänger für die Zusammenarbeit mit UPO war deswegen das Informations- und Wissensmanagement bei der OZG-Umsetzung. Wir wollten wissen, wie man Wissen nachhaltig und ansprechend aufbereitet, damit die Leute sich auch selbst informieren können.

Silvana Naß-Opitz: Als es konkret an die Umsetzung des OZG ging, merkten wir, dass wir sehr wenig Erfahrung in der Projektarbeit hatten. Wir fragten uns: Wie schafft man das, in weniger als zwei Jahren mehr als 30 Onlineformulare umzusetzen? Das war für uns ein großes Projekt, das wir gut umsetzen wollten, aber wir sind ja eine recht kleine Behörde als Künstlersozialkasse, als Geschäftsbereich. Wie organisieren wir das also? Was gehört alles dazu, um das OZG ordnungsgemäß umzusetzen? Und ein wichtiger Part war auch: Wer übernimmt am Ende die technische Umsetzung? Wie und wo finden wir die richtigen IT-Dienstleister? Das waren alles so Fragen, die uns dann dazu bewogen haben, am UPO-Projekt teilzunehmen.

Wie half UPO, die Herausforderung zu bewältigen?

Michaela Besuch: Im Bereich Informations- und Wissensmanagement stellten sich Fragen wie: Wie komme ich überhaupt an die ganzen Informationen rund um die OZG-Umsetzung? Welche Quellen sollten berücksichtigt werden? Wir haben dann festgestellt, dass es eine Intranet-Redakteurin oder einen Internet-Redakteur im Referat geben muss, die oder der all das aufbereitet und betreut. Zusammen mit den UPO-Beraterinnen und UPO-Beratern haben wir dann erarbeitet, wie die Texte aussehen sollen. Darüber hinaus haben wir mit den UPO-Beraterinnen und UPO-Beratern auch den gesamten Prozess rund um das Wissensmanagement geklärt. Das haben wir mit mehreren Prozessen dargestellt. Als wir uns bei UPO meldeten, sagten wir, wir hätten gerne Unterstützung im Bereich Informations- und Wissensmanagement. Aber am Ende haben wir doch viel mehr geschafft. Wir haben uns grundsätzliche Gedanken über die Digitalisierungsstrategie bei uns im Haus gemacht. Das UPO-Team hat uns also nicht nur bei praktischen Fragen unterstützt, sondern auch strategisch beraten.

Silvana Naß-Opitz: Wir haben durch UPO gelernt, wie man so eine Projektarbeit strukturiert angeht. Ganz wichtig waren dabei unsere regelmäßigen Treffen. Wir haben uns wöchentlich mindestens einmal mit dem UPO-Team online getroffen, anfangs sogar häufiger, und haben dann verschiedene Themen abgearbeitet. Wir haben natürlich gesagt, was uns beschäftigt. Aber das UPO-Team war viel näher an der Projektarbeit dran und hat immer wieder Hinweise gegeben, welche Themen wir konkret planen und organisieren sollten. Das sind wir dann gemeinsam angegangen. Und UPO unterstützt uns bei der Bewältigung und Strukturierung der ganzen Informationen im OZG-Kontext. Da gibt es ja eine Menge. Ein Stück weit nehme ich das auch selbst wahr. Aber wenn ich Fragen habe, wissen die Kolleginnen und Kollegen, wo sie noch recherchieren können, um mich zu unterstützen. Durch die Kontakte des UPO-Teams kommen wir zum Teil auch schneller an Informationen, als wenn ich mir das alles selbst erarbeiten würde.

Was ist das Ergebnis der Zusammenarbeit?

Michaela Besuch: Die Zusammenarbeit mit UPO war äußerst produktiv. Neben vielen neuen Ideen haben wir auch neue Tools kennengelernt, die uns das Leben leichter machen. Das Kooperations-Tool Miro-Board zum Beispiel. Damit strukturieren wir jetzt auch unsere Jour fixes. Die sind nun deutlich kürzer. Im Rahmen der Zusammenarbeit mit UPO haben wir also auch noch einmal vertieft, wie man stringenter und organisierter arbeitet. Das hatte einen Effekt auf das ganze Referat. Darüber hinaus haben wir Workshops zusammen konzipiert. Wir haben einen sogenannten Learning Brunch ins Leben gerufen. Dort können sich Leute, die sich für das Thema OZG-Umsetzung interessieren, in lockerer Atmosphäre treffen und Fragen stellen. Solche Formate lassen sich auch gut auf andere Projekte anwenden.

Silvana Naß-Opitz: Von unseren drei Teilprojekten haben wir zwei Teilprojekte mittlerweile fachlich abgeschlossen. Das dritte steht kurz vor dem Abschluss. Bei der Fachkonzeption hilft uns UPO bei der Qualitätssicherung. Das Team hilft also dabei, alles noch einmal durchzugucken und zu schauen, ob wirklich alles so umgesetzt wurde, wie wir uns das vorgestellt haben. Nach der technischen Umsetzung wird uns UPO auch bei der Testphase unterstützen. Aktuell laufen die Vorbereitungen für die Erstellung der Testfall-Bibliothek. So etwas zu erstellen, dafür fehlen uns intern die Ressourcen. Allein bei diesen Vorbereitungen unterstützt uns UPO wirklich toll.

Hat UPO Ihre Behörde nachhaltig verändert?

Michaela Besuch: Ja. Ich bin ein absoluter Fan von UPO, weil es so viel gebracht hat und einen nachhaltigen Effekt für die gesamte Bundeszentrale hat. Unser neu erlerntes Wissen wird uns zukünftige Entscheidungen erleichtern. Die Erkenntnisse, die wir durch UPO gewonnen haben, lassen sich auch auf andere digitale Projekte anwenden. Die Zusammenarbeit gibt einem eine Art Kompass in die Hand, mit dem man selbstbewusst neue Projekte angehen kann.

Silvana Naß-Opitz: Ich habe auf alle Fälle ein besseres Gefühl dafür, wie man strukturiert in solche Projekte geht. Man hat auch gesehen, dass das eine Menge Arbeit ist, so eine Projektvorbereitung. Die ganzen Gespräche, die wir geführt haben, das hat unwahrscheinlich viel Zeit gekostet. Ich war eine Zeit lang eigentlich den ganzen Tag nur in Gesprächen. Aber im Nachhinein merke ich immer wieder, dass das sehr wichtig war. Man kann nicht einfach so ins Projekt gehen und sagen: Jetzt machen wir das, dann machen wir das. Man muss das Projekt vorher aufbereiten, fachlich strukturieren, zeitlich strukturieren. Bald kommen die nächsten Projekte auf uns zu, zum Beispiel die Registermodernisierung. Dafür werden wir vieles gut nachnutzen können.

Hinweis: Die Interviews wurden im Sommer 2022 geführt.