In den zahlreichen OZG-Umsetzungsprojekten in der Bundesverwaltung haben die Projektmitarbeitenden mit Unterstützung der UPO-Beraterinnen und UPO-Berater neue Wege beschritten. Die Methoden und Werkzeuge, die in diesem Kontext getestet oder neu entwickelt wurden, werden hier allen zur Verfügung gestellt. Sie können die UPO-Services nutzen und für Ihren spezifischen Projektkontext adaptieren.
Quelle: BMI
Multiprojektmanagement
Budgetmonitor
UPO SERVICE
Der Budgetmonitor ist ein Werkzeug zur Darstellung, Planung und Kontrolle des Projektbudgets.
Multiprojektplan
UPO SERVICE
Der Multiprojektplan erleichtert die zeitliche Planung und Gegenüberstellung von mehreren parallel laufenden Projekten, damit Überschneidungen identifiziert, Kapazitäten geplant und potentielle Belastungsspitzen identifiziert werden können.
Aufgabenmanagement nach KanBan
UPO SERVICE
Die Vorlage unterstützt Projektteams und externe Dienstleister bei der Aufgabenplanung.
Trainingsmodule Anforderungsmanagement
UPO SERVICE
Das Training informiert zu den Grundlagen und Methoden der Anforderungserhebung und -dokumentation in Digitalisierungsprojekten.
Handreichung "Nachhaltige Verankerung der OZG-Organisation"
UPO SERVICE
Nach dem Ende des Digitalisierungsprogramms Bund zur Umsetzung des OZG wird Verwaltungsdigitalisierung als Daueraufgabe in den Behörden etabliert. Im Rahmen der OZG-Umsetzung geschaffene Strukturen und Prozesse müssen also nachhaltig verankert werden. Die Handreichung gibt Impulse für eine behördenspezifische, nachhaltige Verankerung von Strukturen und Prozessen.
Handreichung "Veränderungsprozesse verstehen und gestalten"
UPO SERVICE
Mit der Verwaltungsdigitalisierung gehen immer auch Veränderungsprozesse einher.
Diese Handreichung hilft dabei, sich einen ersten Überblick über die Grundlagen von Veranderungsmanagement zu verschaffen und Ideen für die Gestaltung von begleitenden Prozessen zu entwickeln.
Checkliste Potenziale von Online-Leistungen
UPO SERVICE
Die Checkliste soll Behörden die Potenziale von Online-Leistungen vergegenwärtigen und zeigt in einer Analyse auf, in welchem Maß sich die Mehrwerte der Digitalisierung bereits in der Behörde zeigen.
Vorlage und Anleitung zur eigenständigen Durchführung einer Kompetenzreflexion
UPO SERVICE
Während eines Projekts oder zum Projektabschluss können mit Hilfe dieser Vorlage die eigenen Kompetenzen reflektiert werden.
Mit der Vorlage können Behörden die für ihre Digitalisierungsprojekte relevanten Stakeholder identifizieren und dokumentieren.
Stakeholder Komm-Matrix Plan
UPO SERVICE
Der Stakeholder- und Kommunikationsanalyseplan hilft bei der Identifikation der relevanten Stakeholder und der Planung und Durchführung erforderlicher Kommunikationsmaßnahmen.
Leitfaden "Virtuelle Besprechungen und Workshops"
UPO SERVICE
Der Leitfaden hilft dabei, interne und organisationsübergreifende virtuelle Besprechungen und Workshops zu gestalten.
Er vermittelt niedrigschwellige und praxisnahe Grundlagen zur Planung, vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung solcher virtueller Termine.
Checkliste zur bürgerfreundlichen Sprache
UPO SERVICE
Die Checkliste "Bürgerfreundliche Sprache" hilft, eigene Formulare auf bürgerfreundliche Formulierungen zu überpüfen.
Leitfaden zur Erstellung von Wissenslandkarten
UPO SERVICE
Der Leitfaden unterstützt Behörden dabei, auf visuell ansprechende Weise das interne Wissensmanagement zu veranschaulichen.
Mithilfe von Wissenslandkarten wird auf einen Blick sichtbar, wo welche Informationen zu finden sind.
Orientierungshilfe Projektkommunikation
UPO SERVICE
Das Dokument erläutert, wie sich eine umfassende Projektkommunikation förderlich auf den Projekterfolg auswirken kann und befähigt Projektleitungen und Projektsteuernde schrittweise und systematisch, zielgruppenadäquate Kommunikationsformate für in- und externe Zielgruppen zu planen und umzusetzen.
Thematische Unterstützung: Umsetzung von OZG-Projekten
Fachverfahren Musterprozess
UPO SERVICE
Bei der Digitalisierung von Verwaltungsleistungen müssen mehrere Systeme zusammenarbeiten, beispielsweise Behördenfachverfahren, Online-Antragsportale oder zentral bereitgestellte Komponenten wie das Bundesportal oder "Mein Unternehmenskonto".
Mit der Vorlage "Musterprozess" werden Behörden unterstützt, ihre individuellen Prozesse zu modellieren, um einen Überblick über Funktionen und Zusammenhänge der eingesetzten IT-Systeme zu gewinnen.
Checkliste Projektdurchführung
UPO SERVICE
Die Checkliste führt durch die To-Dos, die zur korrekten Durchführung eines Fertigungsstraßen-Projekts durchlaufen werden sollten.
Checkliste E-Payment
UPO SERVICE
Die E-Payment-Checkliste dient als Entscheidungshilfe, ob eine E-Payment-Lösung bei der Umsetzung einer Online-Verwaltungsleistung angebunden werden sollte.
Checkliste zur bürgerfreundlichen Sprache
UPO SERVICE
Die Checkliste "Bürgerfreundliche Sprache" hilft, eigene Formulare auf bürgerfreundliche Formulierungen zu überpüfen.
(Teil-) Projektplan
UPO SERVICE
Das Projektplan-Template bildet ein Gesamtprojektvorhaben entlang der 5 Meilensteine gemäß PGMT an.
Es hilft Abhängigkeiten zu identifizieren und schafft eine Basis für die Ressourcen- und Budgetplanung.
Reality Check
UPO SERVICE
Wie ist die Behörde hinsichtlich der OZG-Umsetzung aufgestellt?
Der Reality-Check ermöglicht einen Einblick über die Ausgangslage der OZG-Umsetzung und hilft den konkreten Unterstützungsbedarf zu identifizieren sowie zu priorisieren.
Arbeitshilfe zur Überprüfung der Nutzerzentrierung von Formularen
UPO SERVICE
Die Arbeitshilfe bietet Personen, die mit der Formularerstellung betraut sind, eine Möglichkeit, die Online-Formulare auf Nutzerzentrierung zu prüfen und Verbesserungspotentiale zu identifizieren.
