Einführung zu FIM-Leistungsbeschreibungen

FIM-Leistungsbeschreibungen sind ein integraler Bestandteil des Föderalen Informationsmanagements (FIM) im öffentlichen Sektor. In leicht verständlicher Sprache geben die standardisierten Informationstexte Bürgerinnen und Bürger sowie Unternehmen einen Überblick über bestimmte Verwaltungsleistungen. Die Beschreibungen informieren die Verwaltungsleistungen, wann diese gebraucht werden, wann und wo und unter welchen Voraussetzungen diese beantragt werden können und was dafür benötigt wird. 

Die Verwendung von FIM-Leistungsbeschreibungen erstreckt sich über verschiedene Kanäle: Im Portalverbund ist das Bundesportal mit den Verwaltungsportalen der Länder und Kommunen unter Berücksichtigung der föderalen Strukturen verknüpft. FIM-Leistungsbeschreibungen können hierüber nachgenutzt werden – auch von der Behördennummer 115, die Bürgerinnen und Bürgern sowie Unternehmen telefonische Auskünfte zu Verwaltungsleistungen anbietet. FIM-Leistungsbeschreibungen können auch für Verwaltungsleistungen bereitgestellt werden, die noch nicht digital verfügbar sind oder nicht bzw. nicht vollständig digitalisierbar sind. Die Struktur und der Inhalt einer FIM-Leistungsbeschreibung sind durch vordefinierte inhaltliche Module festgelegt. Die Module umfassen verschiedene Aspekte einer Leistung und werden gemäß einheitlicher Qualitätskriterien in einer Standardvorlage erstellt. Diese Standardvorlage trägt bei den FIM-Leistungsbeschreibungen den Namen " Das aktuelle Musterformular sowie die "QS-Kriterien" können auf dem FIM-Portal  unter dem Reiter "FIM-Dokumente" heruntergeladen werden.

Grundsätzlich gibt es auf Bundesebene zwei Arten von FIM-Leistungsbeschreibungen. Typ-1-Leistungen, die auf bundesrechtlich geltende Leistungen abzielen und direkt vom Bund umgesetzt werden, sowie Typ-2 oder 3-Leistungen, die von den Ländern und Kommunen umgesetzt werden. Für erstere werden vollständige Texte für den direkten Gebrauch erzeugt; für letztere werden zunächst FIM-Stammtexte erstellt, die den bundeseinheitlichen Kern der Leistungsbeschreibungen bilden. Diese Stammtexte müssen von den Ländern und Kommunen um landesspezifische oder lokale Details, wie Kontaktdaten und Öffnungszeiten, ergänzt werden. 

Der Austausch von FIM-Leistungsbeschreibungen erfolgt mithilfe des Datenaustauschstandards XZuFi. Die aktuelle Spezifikation in der Version 2.3 ist im XRepository verfügbar. Die FIM-Leistungsbeschreibungen selbst werden in der Datenbank des Leistungskatalogs (LeiKa) gespeichert und über den Portalverbund zur Nachnachnutzung bereitgestellt. Sie können über das FIM-Portal eingesehen oder über eine XZuFi-Schnittstelle in andere Systeme importiert werden. Dies ermöglicht eine effiziente Nutzung und Weiterverarbeitung der Informationen.

Die Verbindung zwischen FIM-Leistungsbeschreibungen und LeiKa-Leistungen

FIM-Leistungsbeschreibungen werden im Leistungskatalog (LeiKa) des FIM-Bausteins Leistungen gespeichert, einer öffentlich einsehbaren Datenbank über das FIM-Portal. Der Grundsatz dabei lautet: Eine LeiKa-Leistung mit Verrichtung beziehungsweise Verrichtungsdetail entspricht einer FIM-Leistungsbeschreibung.

Im LeiKa können Leistungen in unterschiedlicher Granularität erfasst werden. Bei geringer Granularität werden Leistungen als Einträge vom Typ "Leistungsobjekt mit Verrichtung" erfasst, zum Beispiel "Kurzarbeitergeld Bewilligung". Bei hoher Granularität werden Leistungen als Einträge vom Typ "Leistungsobjekt mit Verrichtung und Verrichtungsdetail" erfasst, zum Beispiel "Kurzarbeitergeld Bewilligung als Transferkurzarbeitergeld".

In der Regel werden Leistungsbeschreibungen für Leistungen erstellt, die in geringer Granularität als "Leistungsobjekt mit Verrichtung" im LeiKa erfasst sind. Um allzu lange Texte zu vermeiden, besteht jedoch auch die Möglichkeit, Leistungsbeschreibungen für Leistungen in hoher Granularität vom Typ "Leistungsobjekt mit Verrichtung und Verrichtungsdetail" zu erstellen.

Leistungen, die in geringer Granularität als "Leistungsobjekt mit Verrichtung" erfasst sind, können nicht in einer gebündelten Leistungsbeschreibung zusammengefasst werden. Zum Beispiel können "Kurzarbeitergeld Bewilligung" und "Insolvenzgeld Bewilligung" nicht in einer gemeinsamen Leistungsbeschreibung enthalten sein. Wenn die Leistungen jedoch fachlich sehr ähnlich sind, können vorhandene Textbestandteile wiederverwendet werden.

Leistungen, die in hoher Granularität als "Leistungsobjekt mit Verrichtung und Verrichtungsdetail" erfasst sind, können hingegen in einer gebündelten Leistungsbeschreibung zusammengefasst werden. Zum Beispiel kann eine gebündelte Leistungsbeschreibung "Kurzarbeitergeld Bewilligung" für "Kurzarbeitergeld Bewilligung als Transferkurzarbeitergeld" und "Kurzarbeitergeld Bewilligung als Saison-Kurzarbeitergeld" erstellt werden.

Pflege der FIM-Leistungsbeschreibungen

Um Änderungsbedarfe oder Löschungen vorzunehmen, kann die Bundesredaktion per E-Mail unter ticket@fimportal.de kontaktiert werden. Nach Erhalt einer solchen Anfrage prüft die Bundesredaktion, ob sie die Änderungen eigenständig umsetzen kann oder ob eine Beteiligung des zuständigen Ressorts erforderlich ist. Fachliche Abstimmungen werden mit der jeweiligen Ressortansprechperson (RAP) koordiniert. Hierbei werden gegebenenfalls weitere Beteiligte wie Fachreferate oder Behörden in Kopie (Cc) gesetzt.

Die inhaltliche Pflege der veröffentlichten Leistungsbeschreibungen ist eine dauerhafte Aufgabe, die über die OZG-Frist hinausgeht. Sie sollte in den Fachbereichen der Ressorts und Behörden mit entsprechenden Zuständigkeiten und Ressourcen verankert sein. Eine mangelhafte Pflege kann dazu führen, dass im Bundesportal und anderen Portalen des Portalverbunds falsche oder veraltete Informationen angezeigt werden. Die Bundesredaktion aktualisiert die veröffentlichten Leistungsbeschreibungen nicht aus eigener Initiative. Ressorts und Behörden sind für die Sicherstellung der Aktualität der FIM-Informationen zuständig und melden Aktualisierungsbedarfe an die Bundesredaktion. Daher sollten die Ressorts und Behörden die Aktualität der veröffentlichten Leistungsbeschreibungen eigenständig überwachen und bei Bedarf entsprechende Änderungsbedarfe an die Bundesredaktion melden.