Digitalisierungslabore sind eine innovative Methode, mit der nutzerfreundliche Online-Lösungen für die Verwaltungsleistungen im föderalen Digitalisierungsprogramm erarbeitet werden. Im Digitalisierungslabor arbeiten interaktive Teams agil an der Entwicklung einer zielgruppenorientierten Online-Anwendung. Sie finden im Zuge der Themenfeldarbeit in jedem Land statt. Besonders wichtig in der Laborarbeit ist, dass Nutzerinnern und Nutzer von Anfang an beteiligt werden. Die Digitalisierungslabore nutzen moderne und agile Methoden, um digitale Lösungen kooperativ und ergebnisoffen zu entwickeln.

Die Methode Digitalisierungslabor

Im Digitalisierungslabor werden priorisierte OZG-Leistungen digitalisiert. Dafür kommen interdisziplinäre Teams zu Design-Thinking-Workshops zusammen und erarbeiten gemeinsam, wie die digitalen Leistungsanträge aussehen können. Im Digitalisierungslabor geht es nicht darum, nur den bestehenden Papierantrag ins Internet zu stellen, sondern die meist komplexen Prozesse zu vereinfachen und sie mehr an die Bedürfnisse der Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen sowie der Beschäftigten in den Verwaltungen anzupassen. Ganz im Sinne der Nutzerzentrierung.

Um von Anfang an möglichst verschiedene Blickwinkel auf den Digitalisierungsprozess einzubinden, werden die Teilnehmenden möglichst divers zusammengesetzt: Beschäftigte von Bundes- und Landesministerien sowie der vollziehenden Behörden, Fachleute für Rechtsfragen und IT, User-Experience-Designer sowie Agile Coaches. Dazu "echte" Nutzerinnen und Nutzer, die die Leistungen beziehen und die Anträge bereits gestellt haben.

Vorgehen im Digitalisierungslabor

Zunächst wird im Labor der Ist-Zustand der jeweiligen Verwaltungsleistungen analysiert. Dabei werden existierende Anträge und Formulare geprüft. In Interviews und Nutzertests zeigen sich dabei die Hürden und Verbesserungsmöglichkeiten. Anhand dieser Ergebnisse wird in den Workshops ein Soll-Prozess entwickelt. Dieser Soll-Prozess berücksichtigt die identifizierten Herausforderungen und lässt alle Beteiligten zu Wort kommen. Dabei werden moderne Problemlösungsstrategien eingesetzt, wie Design-Thinking.

Die Workshops verfolgen zwei wesentliche Ziele: Zum einen soll eine nutzerfreundliche Vision für den Soll-Prozess entstehen. Zum anderen ermöglichen die Workshops den direkten Austausch zwischen Vertreterinnen der öffentlichen Verwaltung und Bürgern. Dadurch arbeiten alle Beteiligten auf ein gemeinsames Ziel hin: eine moderne und bürgerfreundliche Verwaltung, von der alle Menschen in Deutschland profitieren.

Ergebnisse aus den Laboren

Im Digitalisierungslabor selbst wird kein Online-Service implementiert. Aber sie liefern die Grundlage für die Implementierung der digitalen Leistungen durch Ländern und Kommunen: ein Konzeptpaket und einen Umsetzungsplan. Das Konzeptpaket enthält den im Labor erarbeiteten Klick-Prototyp (eine digitale, klickbare Visualisierung des entwickelten Prozesses) sowie Informationen zu zukünftigen Datenfeldern, Antrags- und Bearbeitungsprozessen (die sogenannten FIM Stamm- und Referenzinformationen). Der Umsetzungsplan enthält Verbesserungsmöglichkeiten der bestehenden Prozesse und Empfehlungen für die erste Implementierung der digitalen Leistung (die sogenannte Referenzimplementierung) sowie für die bundesweite Nachnutzung.

Auswahl der Leistungen für die Arbeit im Digitalisierungslabor

Die Palette der Digitalisierungslabore reicht von Sozialleistungen mit mehreren hunderttausend Nutzerinnen und Nutzern (wie Wohngeld und Arbeitslosengeld II), über allgemein bekannte Leistungen (wie Kindergeld, Elterngeld und BAföG) bis hin zu komplexen Leistungen für Unternehmen (wie Beantragung einer Baugenehmigung). Ausgewählt werden sie danach, wie oft die Leistungen allgemein genutzt werden und bei welchen digitalen Lösungen die größten Vorteile gesehen werden (zum Beispiel Zeitersparnis und Reduzierung der Fehleranfälligkeit). Erkenntnisse aus einzelnen Digitalisierungslaboren fließen in die Digitalisierung weiterer Leistungen ein.