Was sind Fachverfahrensvorlagen?

Als Fachverfahrensvorlage wird eine Vorlage für ein Fachverfahren bezeichnet, die mithilfe von MODUL-F gebaut wurde. Diese Vorlagen stehen anderen Verwaltungen kostenfrei zur Nachnutzung über die auf der Community-Plattform "WeChange" zur Verfügung.

Alle registrierten Nutzer:innen erhalten automatisch Zugang zu den Fachverfahrensvorlagen. Alternativ können unregistrierte Interessent:innen über die Plattform "WeCloud" auf die Fachverfahrensvorlagen zugreifen. Für eine Mitgliedsanfrage zur Community-Gruppe oder eine Zusendung von Link und Passwort für "WeCloud", bitten wir um eine kurze Anfrage per E-Mail an modulf-kontakt@sk.hamburg.de.

MODUL-F findet insbesondere dort Anwendung, wo für kleinere Fachverfahren, wie beispielsweise die Anmeldung eines Hundes, noch keine digitalen Lösungen vorliegen. Fachverfahren sind Softwareanwendungen, die die digitale Abwicklung von Verwaltungsaufgaben im Hintergrund unterstützen und dadurch Schatten-IT reduzieren (z.B. eigens erstellte Excel-Tabellen, Makros oder Skripte). Bestimmte Funktionen und Prozesse, die in jeder Verwaltung benötigt werden, können somit digital abgebildet werden. Im Fokus steht die Erstellung und Nachnutzung von Fachverfahren für die interne Sachbearbeitung, wodurch die digitale Transformation der Verwaltung gestärkt wird. Mit der Entwicklung von MODUL-F wird eine durchgängige Digitalisierung von Verwaltungsprozessen gemäß dem OZG ermöglicht. Darüber hinaus fördern die Fachverfahrensvorlagen nachhaltig das "Einer für Alle" (EfA)-Prinzip in der deutschen Verwaltung. Die Lösungen von MODUL-F und die erstellten Fachverfahrensvorlagen richten sich an die gesamte deutsche Verwaltung, da die Verfahren für alle interessierten Bundesbehörden, Bundesländer und Kommunen nachnutzbar sind und für Kundinnen und Kunden kostenfrei zur Verfügung stehen.

Welche Fachverfahrensvorlagen stehen bereits zur Verfügung?

Im ersten Schritt wurden Fachverfahrensvorlagen hauptsächlich im Rahmen der MODUL-F Projekte in Zusammenarbeit mit verschiedenen Verwaltungen erarbeitet. Mittlerweile erstellen auch Kundinnen und Kunden eigene Fachverfahren, die sie, wenn sie möchten, als Fachverfahrensvorlage anderen zur Verfügung stellen können. In Abbildung 1 ist ein Auszug von Fachverfahrensvorlagen abgebildet, die von Verwaltungen kostenfrei verwendet werden können.

Quelle: MODUL-F Abbildung 1: Fachverfahrensvorlagen von MODUL-F (Stand November 2024)

Wie können die Fachverfahrensvorlagen angewendet werden?

Aktuell kann auf eine Auswahl an Vorlagen zurückgegriffen werden, die kleine bis mittelgroße Fachverfahren abbilden, darunter der Antrag und die Bearbeitung der Bezuschussung eines Jobtickets für Mitarbeitende. Diese können beliebig mit den vorhandenen Modulen (s. Modulbeschreibungen) erweitert oder auf die spezifischen Bedarfe der jeweiligen Verwaltung angepasst werden. Zudem ist es möglich, mit den bereitgestellten Modulen der Plattform in jeder Verwaltung dezentral eigene Verfahren zu erstellen.

Durch die individuelle Arbeit der Verwaltungen mit MODUL-F entstehen kontinuierlich neue Fachverfahren, die anschließend freiwillig in der Community-Gruppe auf der Plattform "WeChange" mit anderen Verwaltungen geteilt werden können und laufend auf "WeCloud" aktualisiert werden. Dadurch nimmt die Anzahl der Vorlagen stetig zu und trägt zur Beschleunigung der internen Digitalisierung von Verwaltungen bei. Individuell erstellte Fachverfahren werden nicht automatisch als Fachverfahrensvorlage gespeichert, können jedoch gemeinsam mit einem kurzen Steckbrief an MODUL-F übermittelt und anschließend auf der "WeChange" Plattform (auf Wunsch auch anonymisiert) zur Verfügung gestellt werden. Eine Fachverfahrensvorlage kann entweder eins-zu-eins nachgenutzt oder je nach Bedarf individuell angepasst werden. Dadurch lassen sich Fachverfahren einfach, schnell und kostengünstig in den Verwaltungen einführen und verwenden.