Modulbeschreibungen: Die Module von MODUL-F einfach erklärt

Typ: Artikel , Schwerpunktthema: digitale Verwaltung

Grundlagen

MODUL-F fokussiert sich auf einfache Anwendungsfälle, die im Verwaltungsalltag häufig vorkommen. Um hierfür eine sichere und effiziente Lösung anzubieten, stellt MODUL-F vorprogrammierte Module bereit. Diese lassen sich zu unterschiedlichen Fachverfahren kombinieren. Hierbei beschreibt ein Modul einen wiederverwendbaren Softwarebaustein. Dieser Softwarebaustein kann im Verwaltungskontext relevante maschinelle Aufgaben erfüllen und darüber fachliche Aktivitäten ausführen. Im Sinne unseres Baukastenprinzips können die benötigten Module im sogenannten Fachverfahrens-Editor (FV-Editor) von Fachverfahrens-Designer:innen (FV-Designer:innen) zu einer ausführbaren Anwendung zusammengesetzt werden. FV-Designeri:innen sind in der Regel IT-Mitarbeiter:innen, externe IT-Dienstleister:innen oder IT-affine Kolleg:innen in der jeweiligen Verwaltung, die die Fachverfahren für Sachbearbeiter:innen in den Fachbereichen erstellen. Für die regelmäßige Nutzung von MODUL-F werden die FV-Designer:innen speziell geschult.

Um die Anwendung auf das Tagesgeschäft der Sachbearbeiter:innen zuzuschneiden, müssen die FV-Designer:innen zunächst den bisherigen Prozess des Fachverfahrens verstehen und die Anforderungen an die Umsetzung mit MODUL-F aufnehmen. Dabei ist die gemeinsame Zusammenarbeit mit den Sachbearbeiter:innen essentiell. Anschließend können die Fachverfahren mithilfe des FV-Editors erstellt werden. Um die Benutzeroberfläche schlank zu halten, können hierbei zum Beispiel vordefinierte Module verwendet und angepasst werden sowie passend zum jeweiligen Verfahren (zum Beispiel Änderung der Bezeichnung der Felder) adaptiert werden.

Schaubild bildet den im Text beschriebenen Prozess ab. Quelle: MODUL-F Abbildung 1: Die Aufgaben von Fachverfahrens-Designer:innen

Verfügbare Module

Unsere aktuellen Module formen die Basis der Fachverfahrens-Digitalisierung, da sie den gesamten Antragsprozess eines Genehmigungsverfahrens abbilden können. Diese Module werden in beinahe jedem Prozess benötigt, bei dem Bürger:innen oder Unternehmen einen Antrag stellen.

Ein Fachverfahren für einen solchen Antragsprozess umfasst in der Regel einen Genehmigungs-Workflow mit bestimmten Prozessschritten, die mit Modulen von MODUL-F dargestellt werden können: Erfassung von Daten, Prüfung, Anhörung, Genehmigung, Freigabe und Abschluss. Prüfung, Anhörung und Freigabe sind hierbei optionale Schritte, die je nach Bedarf integriert werden können. Im FV-Editor sind individuell zu einzelnen Schritten noch weitere Genehmigungsverfahrensarten als Optionen auswählbar.

Schaubild bildet die im Text beschriebenen Module ab. Quelle: MODUL-F Abbildung 2: Übersicht der Module für einzelne Prozessschritte, Stand November 2024

Darüber hinaus gibt es einige prozessübergreifende Module, die im Verlauf der Antragsbearbeitung an mehreren Stellen eingesetzt werden können. Beispielsweise können in mehreren der Schritte Dokumente hoch- oder heruntergeladen werden.

Einblick in die entwickelten Module für den Antragsprozess, Stand November 2024 Quelle: MODUL-F Abbildung 3: Einblick in die entwickelten Module für den Antragsprozess, Stand November 2024

Im FV-Editor wird für den Antragsprozess eine Vorlage bereitgestellt, in der die relevanten Module vorgeschlagen werden und die nur noch an den notwendigen Stellen angepasst werden muss. Dadurch können FV-Designer:innen den Antragsprozess schneller und einfacher an ihr Fachverfahren anpassen. Ganz nach dem Baukastenprinzip können die Module so passend für den jeweiligen Prozess konfiguriert werden.

Die aktuell vorhandenen Module werden laufend ausgebaut und verbessert, zum Beispiel durch weitere Konfigurationsmöglichkeiten. Zusätzlich werden sukzessive neue Anwendungsfälle aufgenommen, um auch weitere interne Verwaltungsprozesse mittels MODUL-F digitalisieren zu können. Die Informationen zu den aktuell verfügbaren Modulen werden auf dieser Seite sukzessive aktualisiert.

I. Prozessübergreifende Module

Einige Module finden Anwendung an mehreren Stellen im gesamten Prozess, wie zum Beispiel das Hoch- und Herunterladen von Dokumenten. Alle Module bieten dabei diverse Konfigurationsmöglichkeiten, die laufend erweitert und optimiert werden.

Dokumente hoch- / herunterladen

Alle wichtigen Dokumente zu einem Vorgang sollen über den gesamten Prozess einsehbar und verwaltbar sein. Anhänge und Nachweise können von den Sachbearbeiter:innen hoch- und heruntergeladen werden. Dies betrifft beispielsweise Dokumente, die antragstellende Personen per E-Mail eingereicht haben.

Dokumente / Bescheide generieren

Das Modul ermöglicht Sachbearbeiter:innen die Generierung von Dokumenten oder Bescheiden auf Basis einer Vorlage. Sowohl das Layout der Vorlage als auch der Dateiname des generierten Dokuments oder Bescheids können von den Fachverfahrensdesigner:innen individuell angepasst werden. Darüber hinaus können statische Texte sowie Referenzen für antrags- und vorgangsspezifische Daten gesetzt und Textbausteine für die Begründungen genutzt werden.

Bearbeiterin oder Bearbeiter zuordnen

Das Modul ermöglicht die manuelle Zuweisung der verantwortlichen Sachbearbeiter:innen für einen Vorgang. Aktuell kann sich eine Person aus dem berechtigten Anwender:innenkreis selbst einen Antrag zuweisen, um diesen zu bearbeiten.

Dokumente/Bescheide versenden

Das Modul ermöglicht Sachbearbeiter:innen generierte Dokumente oder Bescheide im Anschluss an die antragsstellende Person zu versenden und den Vorgang zu dokumentieren.

Informationen nachfordern

Um die Bearbeitung eines Antrags schneller abzuschließen, können nach der sachlichen Prüfung fehlende Informationen bei den Antragstellenden nachgefordert oder Rückfragen gestellt werden. Für die Erstellung der Nachricht an die Antragstellenden ist es möglich, im Vorfeld definierte Textvorlagen zu verwenden. Die dadurch generierte Nachricht kann anschließend per E-Mail versendet werden.

Interne Antragsstellung

Über eine zusätzliche Web-Oberfläche können interne Antragsteller:innen einen Antrag wie z.B. für einen Weiterbildungsantrag in einer Eingabemaske erfassen und absenden. Im Anschluss stehen die eingereichten, internen Anträge auf dem Portal-Dashboard der Sachbearbeitung zur Verfügung. 

Textvorlagen verwalten

Verwaltungsmitarbeitende haben die Möglichkeit, Textvorlagen zu erstellen, um wiederkehrende Textelemente einfach in der Vorgangsbearbeitung auswählen zu können. So können Textabschnitte bei zu erstellenden Dokumenten eingefügt werden, zum Beispiel für Rückfragen an die antragstellende Person oder für die Bescheiderstellung.

Aus- und Zuklappfunktion

Damit auch bei Fachverfahren mit vielen Modulen im Portal der Überblick über die Struktur erhalten bleibt, können bei jedem Modul, bei dem eine Überschrift für den Abschnitt festgelegt werden kann, die jeweiligen Abschnitte zusammengeklappt werden. Im zusammengeklappten Zustand wird im Portal nur die Abschnittsüberschrift angezeigt und die untergeordneten Felder werden ausgeblendet. FV-Designer:innen können im FV-Editor innerhalb von Modulen für fachliche Daten konfigurieren, ob der Abschnitt initial eingeklappt werden soll.

Wiedervorlagen verwalten

Damit zu Vorgängen oder Nachforderungen Erinnerungen erhalten werden können, gibt es für die Sachbearbeiter:innen die Möglichkeit, Wiedervorlagen anzulegen. Die Wiedervorlage kann mit einem Datumsfeld und einer Bemerkung erfasst und in einer Übersicht angezeigt werden.

II. Module für Prozessschritte

Erfassung von Daten

Damit eingegangene Anträge digital bearbeitet werden können, werden diese im ersten Schritt von den Sachbearbeiter:innen erfasst. Um den Antrag ganzheitlich abzubilden, gibt es Module für das Aufnehmen von Daten der antragstellenden Person und des fachlichen Antragsteils. Zudem ist es möglich, Vorgangsnummern nach einem konfigurierbaren Schema zu generieren.

Vorgangsnummer generieren

Die Vorgangsnummer ist eine automatisch generierte fortlaufende Nummer. Jeder Antrag hat eine individuelle Vorgangsnummer. Der erste Teil der Vorgangsnummer (Präfix) ist bei allen Anträgen eines Fachverfahrens identisch und gewährleistet eine eindeutige Identifizierung des Fachverfahrens. Das Schema der Vorgangsnummer ist durch die FV-Designer:innen konfigurierbar.

Antragsteller:innendaten erfassen

Alle relevanten Datenfelder für die Erfassung der Informationen der antragstellenden Person können hier konfiguriert werden. Hauptaugenmerk liegt auf der Definition von Personengruppen und der Unterscheidung zwischen einer natürlichen und einer juristischen Person. Orientiert an dem Standard des föderalen Informationsmanagements (FIM-Standard) werden vordefinierte, für die Personengruppe relevante Feldergruppen (zum Beispiel Kontaktdaten, Adressdaten, Ansprechperson) angezeigt. Beispielsweise besteht die Gruppe "Kontaktdaten" aus den Feldern "E-Mail", "Telefonnummer", "Webadresse" und "Faxnummer". Einige der Felder (E-Mail, Telefon, Postleitzahl) werden in den vorkonfigurierten Modulen validiert. Diese vordefinierten Feldergruppen erleichtern den FV-Designer:innen ihre Arbeitsschritte.

Fachlichen Antragsteil erfassen

Dieses Modul ermöglicht die Erfassung aller fachlich notwendigen Daten, die für die Bearbeitung eines Antrags notwendig sind. Aufgrund der Individualität von fachspezifischen Antragsdaten stehen hier vor allem verschiedene Datenfeldtypen zur Auswahl (zum Beispiel Freitextfeld). Zusätzlich zur Auswahl von individuellen Feldern stehen auch wiederverwendbare Gruppen zur Verfügung, zum Beispiel Adress- und Kontaktdaten.

XML einlesen

Das Modul "XML Einlesen" wird im FV-Editor konfiguriert. Dabei wird eine XSD- oder XML-Datei eingelesen. Anschließend können die aus der XSD/XML-Datei stammenden Quellfelder auf die sogenannten Zielfelder der Baumstruktur des Fachverfahren gemappt werden, damit eine Zuweisung der Inhalte der XML-Datei im FV-Portal automatisch erfolgen kann. Liest eine Sachbearbeiterin oder ein Sachbearbeiter eine XML-Datei im FV-Portal ein, so werden die Werte entsprechend des Mappings im Editor gemappt und die Sachbearbeiter:innen müssen die Werte nicht mehr händisch eintragen.

Prüfung

Nachdem der eingegangene Antrag von den Sachbearbeiter:innen erfasst wurde, ermöglicht dieses Modul die formale und inhaltliche Prüfung des Antrags mit einer individuellen Definition der notwendigen Prüfschritte.

Prüfung erfassen

Mit diesem Modul kann die formale und inhaltliche Prüfung des Antrages erfasst werden. Die Verwaltungsmitarbeiter:innen prüfen die Vorgänge sachlich, können die Vollständigkeit der Antragsdaten und der Unterlagen dokumentieren und bei Bedarf eine Anmerkung erfassen. Fehlen notwendige Informationen, können diese über MODUL-F bei den Antragsteller:innen nachgefordert werden (über das Modul "Informationen nachfordern", siehe "prozessübergreifende Module"). Zudem können sich die Sachbearbeiter:innen den Antrag auf Wiedervorlage legen.

Prüfschritt erfassen

Das Modul ermöglicht die Definition von Prüfschritten im Antragsprozess. Dabei kann die Prüfungsfrage formuliert werden und welche Antwort für die weitere Bearbeitung akzeptiert wird. Die Beschriftung der Prüfschritte kann individuell angepasst werden.

Individuellen Prüfungsteil erfassen

Mit diesem Modul ist es möglich, weitere Eingabefelder zu einem Prüfschritt hinzufügen. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (zum Beispiel Freitextfeld, Auswahllisten).

Anhörung

Bei manchen Fachverfahren ist es notwendig, externe Beteiligte im Rahmen einer Anhörung in die Bearbeitung einzubinden. Die Anhörung wird bei Bedarf als zusätzlicher Bearbeitungsschritt in den Prozess eingefügt.

Anhörung erfassen

Werden externe Beteiligte in den Prozess involviert, ermöglicht dieses Modul, Ergebnisse von Anhörungen zu dokumentieren. Hierfür kann die Bezeichnung der Empfangenden, das Ergebnis und eine Bemerkung erfasst werden.  

Individuellen Anhörungsteil erfassen

Die Anhörung kann durch weitere Eingabefelder individuell ergänzt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (Freitextfelder, Auswahllisten und Checkboxen).

Genehmigung

Nach der vorgegangenen Prüfung wird der Vorgang genehmigt oder abgelehnt und die Entscheidungen werden dokumentiert.

Genehmigung erfassen

Über ein Auswahlfeld wird die Entscheidung – Ablehnung oder Genehmigung – erfasst, sowie eine Begründung oder ein Vermerk notiert. Auch hier können die Bezeichnungen der Datenfelder passend zum Verfahren angepasst werden, zum Beispiel "genehmigt" oder "versagt". Je nach Auswahl können verschiedene Felder angezeigt werden. Bei Genehmigung können beispielsweise Freitextfelder erstellt werden, bei Versagung können Checkboxen angezeigt werden.

Individuellen Genehmigungsteil erfassen

Durch dieses Modul können weitere Eingabefelder zum Prozessschritt der Genehmigung hinzugefügt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (Freitextfelder, Auswahllisten und Checkboxen).

Freigabe

Im Prozessschritt "Freigabe" haben Sie die Möglichkeit, eine rollenbasierte Freigabe für die Genehmigungsentscheidung einzufügen. Das Modul ermöglicht die Dokumentation einer Entscheidung im 4-Augen-Prinzip [sofern die Rolle der Sachbearbeitung die Bearbeitung des Fachverfahrens vorgenommen hat und damit der Freigabe-Prozessschritt an die Rolle Sachbearbeitung (Erweitert) oder Leitung übertragen wurde]. Falls keine Freigabe erteilt wird, wird die Sachbearbeiter:in automatisch in die "Genehmigung" zurückgeleitet. Ansonsten gelangt sie über "Weiter" zum nächsten vorgegebenen Prozessschritt.

Abschluss

Zum Schluss wird der Vorgang abgeschlossen und dokumentiert. Dafür stehen verschiedene Funktionalitäten, wie zum Beispiel das Generieren und der Versand des finalen Bescheids, zur Verfügung. Mit Hilfe von Vorlagen können automatisch positive oder negative Bescheide erstellt und zurück an die Antragstellenden übermittelt werden. Dies geht über den gleichen Kommunikationskanal, auf dem der Antrag bei den Sachbearbeiter:innen angekommen ist, zum Beispiel per E-Mail.

Abschluss erfassen

Dieses Modul ermöglicht es, den positiven oder negativen Abschluss eines Vorgangs zu dokumentieren. Abhängig davon, ob der Antrag genehmigt oder abgelehnt wurde, können unterschiedliche Folgeaktionen konfiguriert werden. Wurde zum Beispiel eine Genehmigung erteilt, kann unter "Abschluss erfassen" die Option vordefiniert werden, einen Genehmigungsbescheid zu erzeugen.

Individuellen Abschlussteil erfassen

Zum Abschluss des Genehmigungsworkflows können mit diesem Modul weitere Eingabefelder hinzugefügt werden. Hierfür können verschiedene Datenfeldtypen verwendet werden (Freitextfelder, Auswahllisten und Checkboxen).